Mùa sale đầu năm – bao gồm Tết Dương, Tết Âm, Valentine và các dịp mua sắm nối tiếp – luôn là giai đoạn doanh thu tăng tốc mạnh. Nhưng để có được tốc độ xử lý đơn ổn định, giao hàng nhanh và hạn chế tối đa lỗi phát sinh, doanh nghiệp buộc phải chuẩn bị kho hàng và nhân sự từ rất sớm. Nhiều thương hiệu thất bại trong mùa sale không phải vì thiếu khách mà vì thiếu quy trình vận hành đủ mạnh để phục vụ nhu cầu tăng đột biến.

Bài viết này đi sâu vào toàn bộ hệ thống chuẩn bị: từ dự báo nhu cầu, bố trí kho, sắp xếp tồn, kiểm soát dòng chảy hàng hóa, đến việc xây dựng đội ngũ thời vụ, đào tạo, chia ca và thiết lập KPI. Đây là bản hướng dẫn toàn diện dành cho doanh nghiệp thương mại điện tử, shop online, thương hiệu D2C, nhà bán TikTok Shop, Shopee, Lazada, website hoặc omni-channel.

1. Dự báo nhu cầu: Nền tảng của mọi kế hoạch kho và nhân sự

Không thể chuẩn bị kho hàng nếu không biết mùa sale năm nay sẽ có biến động như thế nào. Giai đoạn dự báo giúp doanh nghiệp hiểu được lượng sản phẩm cần nhập, cách phân bổ tồn kho, số nhân sự phải tăng cường và cả số ca làm việc bổ sung.

Dự báo mùa sale đầu năm cần dựa trên bốn mảng dữ liệu:

Dữ liệu bán ra các năm trước:
Nếu doanh nghiệp từng trải qua mùa sale đầu năm, số liệu năm cũ chính là tài sản quý giá. Biên độ tăng trưởng giữa các năm thường ổn định: ngành thời trang tăng mạnh 40–70%, ngành beauty tăng 30–50%, đồ gia dụng dao động 20–45%.

Dữ liệu xu hướng tiêu dùng hiện tại:
Người mua đầu năm thường chọn nhóm sản phẩm liên quan đến: làm đẹp, chăm sóc bản thân, đồ dùng gia đình, quà tặng. Một số ngành có spike bất ngờ nếu trend mạng xã hội xuất hiện, chẳng hạn: máy xông tinh dầu, sản phẩm detox, phụ kiện trang trí nhà cửa, đồ tập luyện.

Dữ liệu từ nền tảng bán hàng:
TikTok Shop, Shopee, Lazada đều cung cấp bảng thống kê “sản phẩm tăng trưởng nhanh”. Các ngành hàng top trên các nền tảng này có khả năng tăng đột biến, cần chuẩn bị tồn kho cao hơn.

Phân tích chiến dịch marketing của chính doanh nghiệp:
Nếu bạn dự định đẩy mạnh quảng cáo, chạy influencer hoặc livestream liên tục, nhu cầu hàng hóa có thể tăng gấp 2–5 lần. Có nhiều thương hiệu thất bại vì marketing quá tốt nhưng kho hàng không đủ đáp ứng.

Kết quả của bước dự báo chính là: bảng ước lượng lượng tồn kho tối ưu và quy mô nhân sự cần thiết để xử lý đơn.

2. Tối ưu tồn kho: Tránh thừa vốn và tránh thiếu hàng

Có hàng tồn để bán là điều kiện đầu tiên, nhưng chuẩn bị quá nhiều hàng lại khiến dòng tiền bị khóa và tăng rủi ro tồn kho sau mùa sale.

Doanh nghiệp cần phân loại sản phẩm thành ba nhóm:

Nhóm A: Sản phẩm chủ lực (top 20% SKU tạo 70–80% doanh thu)
Đây là nhóm cần tăng tồn kho mạnh nhất vì tốc độ bán ra cao và rủi ro cháy hàng rất lớn.
Tồn kho nhóm A nên tăng 150–250% tùy ngành.

Nhóm B: Sản phẩm hỗ trợ trải nghiệm (sản phẩm mua kèm, upsell)
Nhóm này cần tăng tồn kho vừa phải, thường khoảng 120–150%.

Nhóm C: Sản phẩm bán chậm (dưới 10% lượng đơn)
Không nên nhập thêm nhiều, chỉ duy trì lượng nhỏ để không hết hàng.

Sai lầm phổ biến của nhiều shop online là nhập dàn trải toàn bộ sản phẩm, dẫn đến kho bị bão hòa nhưng vẫn thiếu mặt hàng chủ lực.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần triển khai:

• FIFO (First In – First Out) để tránh tồn lâu hỏng bao bì.

• Stock buffer (tồn dự phòng) nhằm xử lý đơn tăng đột biến.

• Kiểm kho nhanh hàng tuần, không để đến sát mùa sale mới kiểm.

Tồn kho tối ưu giúp bạn tránh 70% rủi ro của mùa sale.

3. Bố trí kho hàng khoa học: Thiết kế lại lối đi – giá kệ – vị trí item

Một kho hàng chuẩn mùa sale phải đảm bảo nguyên tắc: dễ lấy hàng – dễ kiểm soát – dễ kiểm kê – dễ đóng gói.
Do đó, ngay trước mùa sale, doanh nghiệp cần:

Thiết lập lại sơ đồ kho
Nhóm hàng bán chạy cần đặt gần khu vực đóng gói nhất. Hàng vừa phải đặt ở khu trung tâm, hàng chậm ở khu xa.

Tạo lối đi thông thoáng
Các lối đi chính cần đủ rộng để 2 nhân sự có thể di chuyển ngược chiều mà không va chạm. Những kho lộn xộn khiến đơn sai số tăng gấp 3 lần khi sale.

Sắp xếp theo cụm SKU
Cùng loại sản phẩm phải được gom về một khu vực. Tốt nhất nên chia theo mã màu, kích thước hoặc phiên bản.

Dán ký hiệu lớn và rõ ràng
Thông tin trên kệ phải được nhìn thấy từ khoảng cách 3–5m để nhân sự mới cũng định vị được.

Chuẩn hóa khu vực đóng gói
Khoảng cách giữa khâu nhặt hàng – kiểm hàng – đóng hàng không nên vượt quá 5–7m.

Kho hàng khoa học giúp tiết kiệm 15–25% thời gian xử lý đơn.

4. Quy trình xuất – nhập – kiểm: GIẢM sai sót gần như bằng 0

Trong mùa sale, khối lượng hàng hóa ra vào kho tăng gấp nhiều lần. Nếu không có quy trình chặt, sai sót sẽ lan truyền nhanh chóng.

Doanh nghiệp cần thiết kế:

Quy trình nhập hàng:

• Kiểm số lượng

• Kiểm chất lượng

• Ghi nhận tồn

• Dán lại mã SKU (nếu cần)

• Phân về đúng vị trí kệ

Không bao giờ bỏ qua bước kiểm chất lượng, vì một lô hàng lỗi sẽ ảnh hưởng cả ngàn đơn.

Quy trình xuất hàng:

• Lựa chọn sản phẩm theo phiếu picklist

• Kiểm đối chiếu SKU với đơn

• Kiểm ngoại quan

• Đóng gói theo tiêu chuẩn

• Chuyển sang vận chuyển

Quy trình kiểm kho:

• Kiểm nhanh hàng tuần

• Kiểm sâu trước ngày mở sale

• Đối chiếu số tồn thực tế và phần mềm

Một kho quản lý tốt phải đảm bảo tỷ lệ sai sót dưới 0.3% trong mùa sale.

5. Tuyển nhân sự thời vụ: Tránh thiếu người, tránh dư người

Mùa sale đầu năm có lượng đơn tăng đột biến. Tuyển nhân sự thời vụ là điều bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn duy trì tốc độ xử lý đơn.

Cần xác định rõ:

Số lượng nhân sự cho từng vai trò:

• Picker (nhặt hàng)

• Packer (đóng hàng)

• QC (kiểm tra chất lượng)

• In đơn – xử lý phần mềm

• Chăm sóc khách hàng

• Livestream – sản xuất nội dung (nếu cần)

Một quy trình chuẩn cần tối thiểu 1 nhân sự kiểm hàng cho mỗi 3–4 nhân sự nhặt hàng.

6. Đào tạo nhanh nhân sự: Cách làm 1 lần – hiệu quả cả mùa sale

Nhân sự thời vụ không thể học quy trình quá lâu. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa lại:

• Video đào tạo ngắn 5–7 phút

• Sơ đồ kho hàng

• Checklists (nhặt hàng – kiểm hàng – đóng hàng)

• Quy định lỗi và cách xử lý

• Quy trình đóng gói chuẩn

Nhân sự mới chỉ mất 1 ngày để nắm 80% quy trình nếu tài liệu hướng dẫn rõ ràng.

7. Chia ca làm việc và tối ưu năng suất

Đơn hàng mùa sale tăng theo từng khung giờ.
Thông thường, đơn sẽ tăng mạnh từ 10h–14h và 19h–23h.

Doanh nghiệp có thể chia 3 ca:

• Ca sáng: 7h–11h

• Ca chiều: 13h–17h

• Ca tối: 18h–22h

Trong trường hợp đơn bùng nổ, có thể bổ sung ca khuya 22h–02h dành cho việc dọn tồn, xử lý backlog.

8. Kiểm soát KPI: Đảm bảo năng suất mà không gây quá tải

KPI cho kho hàng mùa sale nên rõ ràng:

• Thời gian xử lý 1 đơn: 2–5 phút

• Tỷ lệ sai SKU: < 0.3%

• Tỷ lệ hỏng bao bì: < 1%

• Số đơn xử lý mỗi ngày / mỗi nhân sự

Theo dõi KPI mỗi 2 giờ sẽ giúp bạn phát hiện tắc nghẽn ngay lập tức.

9. Tăng tốc khâu đóng gói: Giảm thời gian 30–50%

Đóng gói là nút cổ chai trong mùa sale. Bạn có thể tăng tốc bằng cách:

• Chuẩn bị bao bì đã gấp sẵn

• Chia sẵn túi theo từng loại sản phẩm

• Sử dụng máy in hóa đơn tốc độ cao

• Làm “combo pack” cho sản phẩm bán chạy

• Đặt sẵn vật liệu chống sốc theo cụm

Chuẩn hóa bàn đóng gói cũng giúp tăng tốc đáng kể.

10. Giảm hoàn đơn bằng chính sách bảo vệ kho

Hoàn đơn cao là “kẻ giết lợi nhuận”, đặc biệt trong mùa sale.

Bạn nên:

• Xác nhận đơn tự động trước khi giao

• Gắn hoàn tiền – đổi trả đơn giản

• Dán tem kiểm tra sản phẩm

• Ghi chú rõ ràng với đơn dễ vỡ

11. Vận chuyển: Lên kế hoạch giao nhận sớm 5–7 ngày

Mùa sale đầu năm, các hãng vận chuyển thường quá tải. Nếu bạn không chuẩn bị, đơn sẽ giao chậm và ảnh hưởng uy tín.

Cần chủ động:

• Làm việc trước với 2–3 đơn vị vận chuyển

• Tách bạch đơn nội thành và đơn ngoại thành

• Gửi hàng về các HUB để giảm thời gian giao

• Giám sát lịch trình vận chuyển liên tục

12. Phần mềm quản lý: Vũ khí bí mật giúp mùa sale vận hành trơn tru

Dùng Excel trong mùa sale là “tự sát”.
Doanh nghiệp cần hệ thống:

• OMS (Order Management System)

• WMS (Warehouse)

• Đồng bộ đa kênh

• Phần mềm in hàng loạt

• Báo cáo năng suất theo thời gian thực

Phần mềm giúp giảm 60–80% lỗi so với vận hành thủ công.

KẾT LUẬN

Muốn bán chạy mùa sale đầu năm, doanh nghiệp phải chuẩn bị kho hàng, quy trình và nhân sự từ rất sớm. Đó không chỉ là chuyện trữ hàng hay tuyển người mà là khoa học vận hành, nơi mọi chi tiết đều phải tối ưu để đảm bảo năng suất, tốc độ và độ chính xác.

Doanh nghiệp nào kiểm soát tốt hậu cần sẽ thắng lớn trong mùa sale – dù cạnh tranh có khốc liệt đến đâu.