Đối với các cửa hàng, doanh nghiệp thì KPI là một trong các chỉ số vô cùng quan trọng đồng thời được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Vậy KPI là gì và vai trò của KPI trong hoạt động của doanh nghiệp như thế nào.
KPI là từ được rất nhiều người quan tâm hiện nay, đặc biệt trong giai đoạn cuối năm. Đây là chỉ số được áp dụng trong rất nhiều doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức. Xung quanh chỉ số này có rất nhiều vấn đề mà bạn cần biết. Thế Hệ Khởi Nghiệp giúp các cửa hàng, doanh nghiệp tìm hiểu chi tiết KPI là gì, mục đích của việc xây dựng KPI và cách đo lường KPI như thế nào ?
KPI là gì ?
KPI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Key Performance Indicator, thường được hiểu là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, chỉ số đo lường hiệu suất chủ chốt hoặc chỉ số hiệu quả trọng yếu. Đây là chỉ số quan trọng trong đo lường, đánh giá hiệu quả thực hiện công việc. Nó được thể hiện thông qua các chỉ tiêu định lượng, số liệu, tỷ lệ hay nói cách khác là được lượng hóa (có thể đo lường được) với các tiêu chí cụ thể nhằm phản ánh mục tiêu và hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, bộ phận chuyên trách hoặc cá nhân.
Điều này giống như khi bạn đi vào một phòng khám đa khoa, bạn có thể được kiểm tra rất nhiều các chỉ số như nhịp tim, huyết áp, chụp X quang, xét nghiệm nước tiểu hay thử máu. Tất cả các chỉ số đó được đo lường có thể được xem là KPI về tình trạng sức khỏe của bạn. Trong doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc đối với cá nhân việc đưa ra các tiêu chí liên quan đến đo lường chỉ số KPI giúp đánh giá trình trạng thực hiện mục tiêu, từ đó đưa ra các biện pháp thúc đẩy và điều chỉnh hoạt động hiệu quả hướng tới mục tiêu cần thực hiện.
KPI là gì là điều mà rất nhiều người quan tâm, nó được hiểu là chỉ số đánh giá thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu công việc đặt ra trong một giai đoạn nhất định.
Khi doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc bộ phận chuyên trách, cá nhân xác định được mục tiêu của mình trong một giai đoạn thì cần phải có một phương pháp và chỉ số dùng để đo lường hiệu quả công việc thực hiện được hướng tới mục tiêu đó. KPI được sử dụng để đo lường các mục tiêu cần đạt được, do đó đối với các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có mục tiêu khác nhau thì có các tiêu chí đánh giá KPI có sự khác nhau. Đối với doanh nghiệp đó có thể là tỷ lệ phần trăm doanh thu đạt được trên tổng số khách hàng, đối với bộ phận nhân sự thì đó là tỷ lệ phần trăm nhân sự chất lượng tuyển dụng được hay với một trường học thì đó là tỷ lệ phần trăm học sinh tốt nghiệp hoặc đạt kết quả học tập tốt hàng năm. KPI là chỉ số quan trọng được xây dựng để sử dụng lâu dài và ít có tính chất thay đổi thường xuyên, trừ khi mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thay đổi thì KPI có thể được điều chỉnh lại cho phù hợp.
Như vậy bạn có thể hiểu được KPI là gì và nó có vai trò như thế nào trong hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân trong việc thực hiện mục tiêu phía trước.
Mục đích xây dựng và lợi ích của chỉ số KPI là gì ?
KPI mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bởi nó giúp thiết lập và đánh giá các mục tiêu đặt ra ở các cấp độ khác nhau. Việc thiết lập mục tiêu và thực hiện mục tiêu đó, đo lường hiệu quả thực hiện công việc thường xuyên giúp cho các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thể bám sát được mục tiêu của mình đặt ra và thực hiện nó một cách hiệu quả.
Mục đích của việc xây dựng chỉ số KPI là có thể đánh giá được hiệu quả làm việc với các cấp độ khác nhau, từ đó có các điều chỉnh cùng giải pháp thúc đẩy việc hoàn thành mục tiêu.
Vậy lợi ích của việc xây dựng KPI là gì ? Xây dựng chỉ số KPI có thể sử dụng để so sánh hiệu quả trong việc thực hiện mục tiêu trong các giai đoạn, khoảng thời gian khác nhau hay các nhóm, các bộ phận, các cá nhân trong việc thực hiện mục tiêu đề ra. Từ đó có các điều chỉnh cùng giải pháp thúc đẩy năng lực và hiệu suất làm việc thích hợp, ví dụ như chế độ lương thưởng của cấp quản lý đối với nhân viên công ty giúp các nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc xây dựng được hệ thống KPI trong công việc giúp cho người điều hành có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc, các nhân tố quyết định và các công việc cần ưu tiên trước để có thể hoàn thành được mục tiêu. Đồng thời quá trình thực hiện công việc của các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân trở nên minh bạch, công bằng và cụ thể hơn.
Nguyên tắc khi xây dựng chỉ số KPI như thế nào ?
Khi xây dựng các tiêu chí và đo lường chỉ số KPI, các doanh nghiệp, tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân cần phải hiểu được mục tiêu để có chiến lược xây dựng KPI đúng đắn và hiệu quả. Vậy mục tiêu và nguyên tắc trong việc xây dựng KPI là gì ? Thông thường các chuyên gia xây dựng KPI thường sử dụng tiêu chí SMART trong suốt quá trình hoạch định và đo lường chỉ số KPI trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Nguyên tắc xây dựng KPI dựa trên tiêu chí SMART có thể mang lại hiệu quả cao trong việc thực hiện mục tiêu và đo lường hiệu quả công việc thực hiện.
– S (Specific) – Cụ thể, các mục tiêu và tiêu chí trong đánh giá và đo lường chỉ số KPI cần cụ thể và chi tiết.
– M (Measurable) – Đo lường được, các tiêu chí và mục tiêu đưa ra khi xây dựng KPI cần phải lượng hóa được để có thể đưa ra kết quả chính xác nhất.
– A (Achiveable) – Có thể đạt được, các mục tiêu, kế hoạch thực hiện và cam kết KPI được đưa ra có thể đạt được, tránh việc đưa ra KPI quá cao. Việc đưa ra các chỉ số KPI phải dựa trên tình hình thực tế, bám sát hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, tránh việc mơ hồ, ảo tưởng về các mục tiêu đặt ra.
– R (Relevant) – Phù hợp, các tiêu chí đánh giá KPI đặt ra phải phù hợp với doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc các cá nhân thông qua việc đánh giá tình hình hiện tại và định hướng quá trình phát triển trong giai đoạn tiếp theo.
– T (Timebound) – Có thời hạn xác định, KPI cần được đánh giá trong một khoảng thời gian nhất định để từ đó có sự điều chỉnh phù hợp giúp thực hiện mục tiêu tốt nhất.
Tiêu chí SMART không bắt buộc trong việc xây dựng KPI đối với các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tuy nhiên nếu thực hiện đúng được tiêu chí này thì hiệu quả đánh giá công việc được thực hiện nhanh chóng, KPI bám sát thực tế và mang lại kết quả cao.
Cách đo lường KPI như thế nào ?
Các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có các mục tiêu, chiến lược cùng các hoạt động khác nhau nên việc xây dựng và đo lường chỉ số KPI khác nhau. Nó có thể là các chỉ số liên quan đến tài chính, đến thị trường, đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ, hoạt động đào tạo hoặc quản lý nguồn nhân lực. Vậy đo lường KPI là gì và cách đo lường KPI như thế nào để mang lại hiệu quả đánh giá công việc tốt nhất. Thông thường đo lường KPI thường dựa trên bản mô tả công việc/nhiệm vụ và khối lượng công việc hoàn thành tuy nhiên với các ngành nghề, bộ phận khác nhau lại có cách đánh giá khác nhau. Dưới đây là ví dụ về cách đo lường KPI đối với một doanh nghiệp giúp bạn hiểu hơn về KPI là gì và cách đo lường chỉ số KPI với các tiêu chí cụ thể.
– KPI cho sản xuất có thể được đo lường thông qua đánh giá sản phẩm đạt chất lượng/không đạt chất lượng, KPI về quản lý nguyên vật liệu, KPI về năng suất làm việc và KPI về quản lý đơn hàng.
– KPI cho kinh doanh và bán hàng có thể được đo lường thông qua việc đánh giá hiệu quả tiếp xúc qua điện thoại, đánh giá hiệu quả chốt khách hàng, đánh giá hiệu quả bán hàng tại cửa hàng, đánh giá hiệu quả chăm sóc khách hàng, đánh giá sự hài lòng và phàn nàn của khách hàng, đánh giá số lượng khách hàng quay lại mua hàng và đánh giá về tỷ lệ thị phần.
Đo lường KPI trong các bộ phận hoặc doanh nghiệp khác nhau có cách đánh giá khác nhau tuy nhiên đều hướng tới mục tiêu chung đó là hiệu quả công việc.
– KPI cho hoạt động tiếp thị được đo lường bằng việc đánh giá hiệu quả thực hiện hoạt động Marketing Online, đánh giá hiệu quả quảng cáo, đánh giá hiệu quả khuyến mại, đánh giá hiệu quả PR, đánh giá lượng tiếp cận khách hàng, đánh giá phản hồi của khách hàng, đánh giá chi phí thực hiện kế hoạch Marketing.
– KPI về tài chính, kế toán bao gồm việc đánh giá khả năng thanh toán, đánh giá về lợi nhuận, đánh giá hiệu quả đầu tư, đánh giá về nguồn vốn, đánh giá về quản lý thuế và quyết toán doanh nghiệp.
– KPI đối với nhân sự được đo lường qua việc đánh giá số lượng tuyển dụng, đánh giá chất lượng nguồn nhân lực, đánh giá vòng đời nhân viên, đánh giá hiệu quả triển khai các kênh tuyển dụng, đánh giá hiệu quả quản lý hoạt động của các nhân viên.
– KPI đối với hoạt động cung ứng thể hiện qua đánh giá về vận chuyển, đánh giá về giao hàng, đánh giá về các hoạt động cung ứng khác, đánh giá phản hồi của khách hàng về vận chuyển và giao hàng.
Trên đây Thế Hệ Khởi Nghiệp giải thích chi tiết KPI là gì, mục đích của việc xây dựng KPI và cách đo lường KPI, chúng tôi hi vọng có thể giúp bạn có một cái nhìn tổng thể về KPI, từ đó thực hiện mục tiêu đặt ra trong công việc hiệu quả.