Kinh doanh quán café không phải ý tưởng mới, bởi chỉ cần dạo quanh một tuyến phố ở thành phố lớn, bạn có thể bắt gặp hàng loạt quán với phong cách và phân khúc khách hàng khác nhau – từ quán bình dân, café vỉa hè, café công sở đến café cao cấp. Tuy nhiên, năm 2025, nhu cầu thưởng thức cà phê của khách hàng vẫn duy trì ở mức cao, đồng thời hành vi tiêu dùng đã thay đổi rõ rệt: khách không chỉ tìm chỗ uống, mà còn tìm trải nghiệm – từ không gian, dịch vụ đến câu chuyện thương hiệu.

Sức cạnh tranh của thị trường café ngày càng lớn, nhưng cơ hội vẫn rất rộng nếu bạn xác định đúng hướng đi. Điều quan trọng là định vị thương hiệu rõ ràng ngay từ đầu: bạn muốn phục vụ nhóm khách nào, ở phân khúc giá nào, và mang đến trải nghiệm gì khác biệt? Các mô hình đang nổi bật năm 2025 gồm café kết hợp không gian làm việc chung (co-working café), café xanh (thân thiện môi trường), café thú cưng (pet-friendly), café sách, và café chuyên đồ uống lành mạnh (organic, không đường tinh luyện). Việc lựa chọn mô hình phù hợp với xu hướng và địa điểm mở quán sẽ giúp bạn không chỉ tồn tại mà còn nổi bật giữa hàng trăm đối thủ.

Kinh nghiệm mở quán café từ A đến Z cho người mới bắt đầu

Xác định nguồn vốn kinh doanh quán café

Câu hỏi “Kinh doanh quán café cần bao nhiêu vốn?” luôn là mối băn khoăn lớn của người mới bắt đầu. Năm 2025, chi phí mở quán đã thay đổi đáng kể so với trước đây, do giá thuê mặt bằng, vật liệu, thiết bị và nhân công tăng. Để vận hành quán ổn định trong giai đoạn đầu, bạn cần chuẩn bị ít nhất 70–100 triệu cho mô hình nhỏ, và từ vài trăm triệu trở lên nếu hướng tới mô hình trung hoặc cao cấp. Nguồn vốn có thể huy động từ tiền tiết kiệm, vay ngân hàng, hợp tác đầu tư, hoặc góp vốn từ bạn bè, người thân. Quy mô vốn sẽ quyết định mọi yếu tố: vị trí mặt bằng, phong cách thiết kế, trang thiết bị, nhân sự, chất lượng nguyên liệu và ngân sách marketing.

Hiện nay, vốn mở quán café thường chia thành hai nhóm chi phí chính. Chi phí đầu tư ban đầu bao gồm: tiền đặt cọc và thuê mặt bằng, thiết kế – thi công, mua sắm máy pha café, máy xay, bàn ghế, ly tách, POS bán hàng, vật dụng décor, và các chi phí pháp lý. Chi phí vận hành dành cho giai đoạn 3–6 tháng đầu khi quán chưa đạt điểm hòa vốn, bao gồm: nguyên liệu, tiền lương nhân viên, điện nước, internet, marketing online/offline, phí nền tảng giao đồ uống, bảo trì thiết bị, quà tặng khuyến mãi.

Kinh nghiệm quan trọng là luôn chuẩn bị quỹ dự phòng tương đương ít nhất 3 tháng chi phí vận hành, vì hầu hết quán café mới mở chưa tạo ra lợi nhuận ngay. Ngoài ra, năm 2025, nhiều chủ quán đã ứng dụng công nghệ quản lý chi phí để kiểm soát dòng tiền theo ngày, giúp dự báo sớm các khoản phát sinh và điều chỉnh kế hoạch tài chính kịp thời.

Nghiên cứu thị trường và phân khúc khách hàng hướng đến

Trước khi bước chân vào thị trường kinh doanh quán café, việc nghiên cứu thị trường là bước bắt buộc nếu muốn giảm rủi ro và tối đa cơ hội thành công. Năm 2025, không chỉ dừng ở việc quan sát quán café trong khu vực, bạn có thể dùng các công cụ phân tích dữ liệu như Google Trends, Facebook Audience Insights, TikTok Analytics hoặc khảo sát online để nắm rõ thói quen và hành vi tiêu dùng của khách hàng. Khi khảo sát các quán đối thủ, hãy chú ý đến phong cách thiết kế, menu, giá bán, dịch vụ, điểm mạnh – điểm yếu và cả lượng tương tác của họ trên mạng xã hội. Từ đó, bạn có thể học hỏi những yếu tố hiệu quả và tránh lặp lại các sai lầm của họ, đồng thời tìm ra yếu tố khác biệt để định vị quán của mình.

Một phần quan trọng khác là xác định phân khúc khách hàng. Bạn cần trả lời rõ: quán của mình hướng tới ai? Tuổi teen, sinh viên, nhân viên văn phòng, doanh nhân hay khách trung niên? Mỗi nhóm sẽ có nhu cầu, thói quen tiêu dùng và gu thẩm mỹ khác nhau. Ví dụ, sinh viên thường ưu tiên giá rẻ, không gian thoải mái, wifi mạnh; dân văn phòng quan tâm đến sự yên tĩnh, tiện cho làm việc; khách cao cấp lại chú trọng trải nghiệm dịch vụ, chất lượng cà phê specialty và không gian sang trọng. Khi đã rõ phân khúc, bạn sẽ dễ dàng quyết định menu, phong cách thiết kế và chiến lược marketing để đáp ứng chính xác nhu cầu của nhóm khách hàng mục tiêu.

Học hỏi các kiến thức về kinh doanh quán café

Một kinh nghiệm quan trọng khi mở quán café là trang bị kiến thức chuyên môn trước khi bắt đầu. Năm 2025, khách hàng không chỉ quan tâm đến hương vị đồ uống, mà còn yêu thích những câu chuyện đằng sau ly cà phê – từ nguồn gốc hạt, quy trình rang xay, đến phương pháp pha chế. Chủ quán cần hiểu cơ bản về các loại hạt cà phê phổ biến như Arabica, Robusta, Liberica; biết đặc điểm hương vị, độ rang phù hợp, và cách bảo quản để giữ trọn chất lượng. Bạn cũng nên tìm hiểu về các phương pháp pha như espresso, pour-over, cold brew, syphon, và lựa chọn ly tách, công thức phù hợp với khẩu vị khách Việt Nam cũng như xu hướng quốc tế.

Dù bạn có thể thuê barista đảm nhận việc pha chế, việc sở hữu kiến thức nền sẽ giúp bạn tự tin kiểm soát chất lượng và định hướng phong cách hương vị của quán. Quan trọng hơn, bạn có thể đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn riêng, từ cách cân chỉnh máy, tạo latte art, đến cách kể câu chuyện về hạt cà phê để nâng trải nghiệm khách hàng. Đây chính là yếu tố tạo nên hương vị khác biệt, giúp quán nổi bật giữa thị trường đông đúc. Ngoài ra, bạn có thể tham gia các khóa học ngắn hạn về cà phê specialty, quản lý quán, hoặc marketing ngành F&B để vừa nâng cao tay nghề, vừa tăng khả năng quản trị kinh doanh.

Tìm kiếm mặt bằng mở quán café kinh doanh

Vị trí quán café là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại trong kinh doanh. Năm 2025, thị trường F&B cạnh tranh khốc liệt hơn, nên việc chọn đúng mặt bằng không chỉ dừng ở “đẹp” mà còn phải phù hợp chiến lược kinh doanh. Kinh nghiệm từ nhiều chủ quán thành công cho thấy, các vị trí gần siêu thị, trung tâm thương mại, trường học, khu công sở hoặc khu phố du lịch luôn có lợi thế nhờ lượng khách tự nhiên đông và đa dạng. Tuy nhiên, chi phí thuê tại những vị trí này thường cao, đòi hỏi bạn phải cân đối kỹ giữa ngân sách và tiềm năng doanh thu.

Khi khảo sát địa điểm, hãy chú ý các yếu tố như: mật độ người qua lại trong khung giờ cao điểm và thấp điểm, nhu cầu tiêu dùng cà phê của khu vực, tầm nhìn (view) quán, ánh sáng tự nhiên, khả năng bố trí chỗ ngồi và bãi đỗ xe thuận tiện. Đừng bỏ qua khả năng kết hợp bán hàng tại chỗ và bán online – một mặt bằng nhỏ nhưng nằm gần khu dân cư đông, dễ ship đồ uống, có thể mang lại hiệu quả không kém mặt bằng lớn. Ngoài ra, ứng dụng bản đồ số và dữ liệu vị trí từ Google Maps hoặc các nền tảng phân tích lưu lượng như WeMap, X-lab cũng giúp bạn ước lượng chính xác lượng khách tiềm năng trước khi ký hợp đồng thuê.

Hoàn thiện các thủ tục pháp lý khi mở quán café

Câu hỏi “Mở quán café có cần đăng ký kinh doanh không?” vẫn là thắc mắc của nhiều người mới bắt đầu. Năm 2025, yêu cầu pháp lý với quán café đã được siết chặt hơn nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường và quyền lợi người tiêu dùng. Trước khi khai trương, bạn cần đến UBND quận/huyện nơi đặt quán để hoàn tất thủ tục, bao gồm: đăng ký kinh doanh (theo hình thức Hộ kinh doanh cá thể hoặc Doanh nghiệp tư nhân/Công ty TNHH nếu quy mô lớn), đăng ký mã số thuế, và khai báo ngành nghề kinh doanh theo quy định.

Ngoài giấy phép kinh doanh, các quán café hiện nay còn phải đáp ứng một số thủ tục khác như: Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu phục vụ đồ ăn hoặc chế biến tại chỗ), giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy (PCCC), hợp đồng thuê mặt bằng hợp pháp, và tuân thủ các quy định về quảng cáo, bảng hiệu. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp quán vận hành ổn định, tránh rủi ro bị xử phạt hoặc gián đoạn hoạt động.

Xem tiếp bài viết Các kinh nghiệm mở quán cafe giúp thu hút khách hàng hiệu quả