Trong kinh doanh quán café, việc trang trí không gian quán đi cùng với lên danh sách các loại đồ uống và quảng bá quán café để thu hút khách hàng đóng vai trò quan trọng. Cùng tiếp tục khám phá các kinh nghiệm mở quán café hiệu quả.

Ở phần trước, Thế Hệ Khởi Nghiệp có chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc kinh doanh quán café, trong đó bao gồm việc nghiên cứu thị trường, xác định đối tượng khách hàng hướng đến, hoàn thiện các thủ tục kinh doanh hay lựa chọn địa điểm mở quán café. Tiếp theo, cùng tìm hiểu các yếu tố quan trọng khác để kinh doanh quán café hiệu quả thông qua các kinh nghiệm mở quán café được chúng tôi chia sẻ dưới đây.

Kinh nghiệm mở quán cafe thành công

Lên ý tưởng thiết kế và trang trí quán café

Năm 2025, thiết kế quán café không chỉ đơn thuần là chọn màu sơn hay bàn ghế, mà là xây dựng trải nghiệm thị giác gắn liền với phân khúc khách hàng mục tiêu. Trước khi bắt tay trang trí, hãy xác định rõ nhóm khách mà bạn muốn phục vụ – giới trẻ thích “sống ảo” sẽ ưu tiên không gian có concept rõ ràng, góc check-in độc đáo; dân công sở sẽ ưa chuộng không gian tối giản, yên tĩnh để làm việc; khách gia đình lại cần sự ấm cúng, an toàn và tiện lợi cho trẻ nhỏ.

Xu hướng hiện nay không chỉ dừng ở café bóng đá, café công sở, café vườn hay café cá tính, mà còn xuất hiện nhiều mô hình mới như café sách, café kết hợp workshop thủ công, hoặc café “pet-friendly” cho khách mang thú cưng theo. Ngoài các bức tranh tường hay sơn dầu truyền thống, bạn có thể ứng dụng công nghệ LED, màn hình trình chiếu nghệ thuật, hoặc tranh kỹ thuật số thay đổi theo mùa để tạo cảm giác mới mẻ cho khách mỗi lần quay lại.

Mua sắm các trang bị vật dụng và thuê nhân viên

Dù quán café của bạn quy mô nhỏ hay lớn, việc chuẩn bị trang bị vật dụng vẫn cần được đầu tư kỹ lưỡng. Danh sách cơ bản bao gồm tách, ly, bình pha chế, chén, máy xay, máy pha cà phê, nguyên liệu cà phê chất lượng, đồ uống bổ trợ và một số món ăn nhẹ. Năm 2025, nhiều chủ quán còn trang bị thêm máy lọc nước RO, hệ thống lưu trữ lạnh tiết kiệm điện, và máy pha chế đa năng để đáp ứng xu hướng đồ uống cold brew, espresso lạnh hay matcha latte. Lập danh sách chi tiết và sắp xếp theo mức độ ưu tiên sẽ giúp bạn tránh tình trạng mua thừa hoặc thiếu. Khi tìm nhà cung cấp, hãy ưu tiên đơn vị có khả năng giao hàng nhanh, giá ổn định và hỗ trợ bảo hành thiết bị.

Về nhân sự, nếu mới mở quán với quy mô nhỏ, bạn chỉ cần từ 2–3 người: một barista, một phục vụ, và một nhân viên hỗ trợ hoặc bảo vệ. Khi lượng khách tăng hoặc quán mở rộng, bạn có thể bổ sung thêm nhân viên pha chế phụ, nhân viên phục vụ theo ca, hoặc nhân viên marketing phụ trách kênh online. Trong đó, barista vẫn là “linh hồn” của quán – người quyết định hương vị, chất lượng và thẩm mỹ của đồ uống. Ở thời điểm hiện nay, nhiều quán sẵn sàng đào tạo barista không chỉ kỹ năng pha chế mà còn kỹ năng kể câu chuyện về nguồn gốc hạt cà phê và phong cách phục vụ để tạo trải nghiệm trọn vẹn cho khách hàng.

Lên danh sách menu và giá thành các loại đồ uống

Trong kinh doanh quán café năm 2025, menu không chỉ là danh sách đồ uống, mà còn là công cụ định vị thương hiệu và tạo trải nghiệm cho khách hàng. Một menu khoa học giúp khách dễ dàng chọn món, đồng thời phản ánh phong cách của quán. Khi xây dựng menu, hãy xác định rõ bao nhiêu loại café (espresso, latte, cappuccino, cold brew…), bao nhiêu loại đồ uống bổ sung (trà, nước ép, matcha, soda), và các món ăn kèm (bánh ngọt, salad, sandwich). Nhiều quán hiện nay còn phân nhóm menu theo thời điểm sử dụng (sáng – trưa – tối) hoặc theo concept (healthy, signature, seasonal) để gợi ý nhanh cho khách. Việc trình bày menu nên kết hợp giữa bản in chuyên nghiệp và menu điện tử quét QR code, giúp tiết kiệm chi phí cập nhật và phù hợp xu hướng không chạm (contactless).

Về định giá, cần tính toán đầy đủ từ chi phí nguyên liệu, khấu hao thiết bị, chi phí mặt bằng, nhân sự, marketing, cho đến các chi phí ẩn như hao hụt nguyên liệu hoặc giảm giá khuyến mãi. Công cụ quản lý bán hàng hiện đại có thể giúp bạn theo dõi doanh thu, tính điểm hòa vốn và điều chỉnh giá linh hoạt theo mùa hoặc theo chi phí nhập hàng. Tham khảo giá từ các quán đối thủ trong khu vực là cần thiết, nhưng đừng quên tạo mức giá bậc thang để khách hàng có nhiều lựa chọn – từ ly café cơ bản giá vừa túi tiền, đến các món signature giá cao hơn nhưng mang lại trải nghiệm đặc biệt. Nếu phần lớn khách kêu giá cao, bạn đang vượt thị trường; nếu chẳng ai kêu, giá có thể đang thấp; còn nếu chỉ vài người phàn nàn, bạn đã chạm tới “điểm ngọt” của định giá.

Quảng bá cho quán café để thu hút khách hàng

Trong năm 2025, việc quảng bá quán café không chỉ dừng ở phát tờ rơi hay mời bạn bè đến ủng hộ, mà cần triển khai chiến lược nhận diện thương hiệu chuyên nghiệp. Ngay từ đầu, bạn phải xây dựng hệ thống nhận diện đồng bộ gồm tên quán, logo, bảng hiệu, menu và phong cách decor – tất cả thống nhất về màu sắc, font chữ và thông điệp thương hiệu. Thời gian mới khai trương, hãy tận dụng kênh cá nhân (gia đình, bạn bè, cộng đồng địa phương) kết hợp các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, TikTok để giới thiệu quán. Video ngắn về không gian, đồ uống signature hoặc quá trình pha chế đẹp mắt có thể lan truyền nhanh chóng và thu hút sự tò mò của khách hàng mới.

Trong ngày khai trương, ngoài việc mời người thân và bạn bè, bạn có thể hợp tác với micro-influencer trong khu vực để họ trải nghiệm và chia sẻ cảm nhận. Kết hợp các chương trình ưu đãi như giảm giá 20% cho khách check-in, tặng đồ uống cho nhóm khách đi đông, hoặc mini game trên mạng xã hội để khách chủ động chia sẻ hình ảnh quán. Phát tờ rơi hiện nay vẫn hữu ích, nhưng hãy in kèm mã QR code dẫn trực tiếp đến menu online hoặc fanpage để khách dễ tiếp cận thông tin.

Bên cạnh đó, các nền tảng đánh giá và đặt món như ShopeeFood, GrabFood, Baemin hay các ứng dụng review như Google Maps, Foody, Lozi vẫn là công cụ quan trọng. Năm 2025, nhiều khách hàng tìm quán mới bằng cách gõ “quán café gần đây” trên Google, vì vậy việc tối ưu hồ sơ Google Business Profile với ảnh đẹp, menu cập nhật và phản hồi nhanh các đánh giá sẽ giúp quán của bạn nổi bật hơn trong kết quả tìm kiếm.

Kinh nghiệm khác là xây dựng fanpage Facebook và tài khoản Instagram hoặc TikTok chính thức để đăng tải thông tin, hình ảnh, video hậu trường, câu chuyện về quán. Với ngân sách hợp lý, hãy chạy quảng cáo hướng mục tiêu (target ads) theo khu vực, độ tuổi và sở thích (yêu cà phê, check-in, làm việc tại quán…) để tiếp cận đúng đối tượng.

Nếu ngân sách dư dả, hãy đầu tư một website chuyên nghiệp tích hợp đặt bàn online, hiển thị menu, bộ sưu tập hình ảnh, phản hồi khách hàng và blog chia sẻ kiến thức về cà phê. Website không chỉ giúp tăng uy tín thương hiệu mà còn hỗ trợ SEO để quán xuất hiện trong tìm kiếm “quán café đẹp + tên khu vực”. Đây là chiến lược mà nhiều quán café lớn đang áp dụng để giữ kết nối lâu dài với khách hàng và mở rộng tệp khách mới.

Có thể nói ý tưởng mở quán kinh doanh café thời điểm này chưa hẳn là muộn, chỉ cần bạn tìm được chân lý kinh doanh đúng đắn và kiên định theo đuối thì chắc chắn có thể gặt hái được thành công. Hi vọng rằng các kinh nghiệm mở quán café trên đây của chúng tôi có thể giúp cho việc kinh doanh quán cafe của bạn hiệu quả, thu hút khách hàng nhanh chóng và gặt hái được lợi nhuận tốt khi kinh doanh. Chúc bạn thành công.