Kinh doanh quán cafe vẫn là xu hướng khởi nghiệp phổ biến và đến năm 2025 sức hút này chưa hề giảm. Cafe không chỉ là đồ uống mà còn là một phần văn hóa trải nghiệm gắn liền với lối sống của giới trẻ, dân văn phòng và cả khách hàng trung niên. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều người mở quán chỉ dựa vào vài tháng học pha chế hoặc kinh nghiệm đi làm thuê, thiếu kiến thức về quản trị, marketing và vận hành nên quán thường nhanh chóng đóng cửa. Điều đó cho thấy đam mê thôi chưa đủ, mà cần một kế hoạch chi tiết từ vốn, concept, chọn mặt bằng đến chiến lược thu hút khách hàng.

Ở thời điểm 2025, chi phí mở quán dao động từ vài trăm triệu đến hàng tỷ đồng tùy mô hình: take-away, sân vườn, specialty hay cafe kết hợp sách, âm nhạc, coworking. Mỗi mô hình hướng đến một tệp khách hàng riêng, kéo theo cách định giá và tiếp thị khác nhau. Xu hướng mới còn gắn liền với công nghệ như app đặt món, thanh toán không tiền mặt, chatbot gợi ý khẩu vị, cũng như marketing qua TikTok, Instagram hay các sự kiện nhỏ. Lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát rủi ro, phát triển bền vững và chỉ những quán cafe biết đổi mới liên tục mới có thể đứng vững trong ngành F&B cạnh tranh khốc liệt.

Kinh doanh quán cafe đầy tiềm năng nhưng cạnh tranh lớn

Kinh doanh quán cafe luôn được xem là một lĩnh vực đầy tiềm năng, nhưng đồng thời cũng nằm trong nhóm ngành có mức độ cạnh tranh khốc liệt nhất hiện nay. Việc mở một quán cafe không hề khó – bất cứ ai có vốn và chút kinh nghiệm đều có thể bắt đầu – nhưng để duy trì và phát triển lâu dài mới thực sự là thử thách. Thị trường ngày càng bão hòa: ở bất kỳ con phố nào, bạn cũng dễ dàng bắt gặp hàng loạt quán cafe lớn nhỏ, từ thương hiệu nhượng quyền quốc tế đến các cửa hàng độc lập. Điều này khiến lượng khách hàng tiềm năng bị phân tán, buộc các chủ quán phải tìm cách tạo ra sự khác biệt rõ rệt mới có thể giữ chân khách.

Bên cạnh áp lực cạnh tranh, kinh doanh cafe còn đòi hỏi nguồn vốn đáng kể. Ngoài chi phí mặt bằng và trang trí không gian – vốn là yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng – bạn còn phải tính đến lương nhân viên, chi phí nguyên liệu, marketing và duy trì vận hành hằng tháng. Nhiều người bước vào lĩnh vực này với đam mê nhưng thiếu kinh nghiệm thực tế trong ngành F&B, dẫn đến tình trạng nhiều quán cafe chỉ tồn tại trong thời gian ngắn rồi phải đóng cửa vì thua lỗ.

Tuy vậy, không thể phủ nhận rằng cafe vẫn là một ngành siêu lợi nhuận với tệp khách hàng đông đảo và nhu cầu ngày càng tăng. Người Việt hiện không chỉ uống cafe để tỉnh táo, mà còn coi đó là một phần trong phong cách sống, một nơi gặp gỡ, làm việc, check-in hay tận hưởng trải nghiệm cá nhân. Chính vì vậy, điều quan trọng nhất để thành công là quán cafe phải biết tạo dựng dấu ấn riêng biệt: có thể là hương vị khác biệt, không gian độc đáo, dịch vụ cá nhân hóa hay chiến lược marketing sáng tạo. Đi kèm với đó là một bản kế hoạch kinh doanh rõ ràng, tính toán cẩn trọng và định vị thị trường chính xác. Chỉ khi hội tụ đủ những yếu tố này, một quán cafe mới có thể tồn tại và phát triển bền vững trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của năm 2025.

Kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết từ A đến Z

Khi kinh doanh mở quán cafe, bạn cần xác định chi tiết các yếu tố đồng thời xây dựng cụ thể kế hoạch kinh doanh quán cafe, đặc biệt nếu bạn mới mở quán lần đầu và chưa có nhiều kinh nghiệm.

1. Kế hoạch phát triển quán cafe

A – Xác lập kế hoạch doanh thu

Doanh thu của một quán cafe không chỉ đến từ việc bán ly cafe hay đồ uống tại chỗ, mà còn từ nhiều hoạt động phụ trợ như bán mang đi (take-away), bán online qua các ứng dụng giao đồ ăn, bán hạt rang xay hoặc sản phẩm “signature” mang thương hiệu riêng. Tuy nhiên, một sai lầm phổ biến của nhiều người mới kinh doanh là đặt ra mục tiêu doanh thu vượt xa thực tế thị trường. Khi tham vọng lớn hơn khả năng thực thi, quán rất dễ rơi vào tình trạng hụt hơi, marketing không hiệu quả và chi phí đầu tư vượt quá sức chịu đựng. Đây chính là nguyên nhân khiến không ít quán cafe phải đóng cửa chỉ sau vài tháng vận hành.

Doanh thu cần được ước lượng dựa trên quy mô thị trường và đặc điểm địa điểm kinh doanh. Một quán nhỏ tại nông thôn khó có thể đặt mục tiêu 4 triệu đồng/ngày – mức phù hợp hơn với một quán cafe có vị trí trung tâm thành phố. Tương tự, một quán take-away diện tích 20m² với vài chục ghế sẽ có giới hạn doanh thu hoàn toàn khác so với một quán cafe kết hợp không gian làm việc chung (coworking cafe) tại Hà Nội hay TP. Hồ Chí Minh. Việc hiểu đúng tiềm lực thị trường giúp bạn xác định được mức kỳ vọng phù hợp, tránh ảo tưởng dẫn đến sai lầm trong quản lý.

Trong năm 2025, xu hướng mới là lập kế hoạch doanh thu theo đa kênh bán hàng. Thay vì chỉ trông chờ vào khách ngồi tại quán, nhiều chủ quán đã tính toán doanh thu đến từ các nguồn khác nhau: 40% từ khách trực tiếp, 30% từ đơn hàng online, 20% từ sản phẩm đóng gói (hạt, bột, cold brew đóng chai) và 10% từ dịch vụ bổ sung như workshop pha chế hay cho thuê không gian sự kiện nhỏ. Cách phân bổ này giúp quán linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào một kênh duy nhất.

Điều quan trọng nhất là doanh thu không thể được xây dựng theo cảm tính hay sở thích cá nhân, mà phải dựa trên dữ liệu cụ thể: khảo sát thị trường, lưu lượng khách tiềm năng quanh khu vực, sức chi tiêu trung bình của khách hàng mục tiêu, cũng như khả năng cạnh tranh với các quán lân cận. Chỉ khi có cái nhìn thực tế và dựa vào số liệu phân tích, bạn mới có thể đưa ra mức doanh thu phù hợp để làm nền tảng cho kế hoạch kinh doanh bền vững.

B – Xây dựng kế hoạch mua hàng, mua nguyên liệu

Sau khi đã xác lập mục tiêu doanh thu, bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch mua hàng và nguyên liệu để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định. Đây là phần quan trọng, bởi nếu doanh thu được coi là “đầu ra”, thì nguyên liệu chính là “đầu vào” quyết định chất lượng sản phẩm và uy tín của quán. Một kế hoạch mua hàng khoa học sẽ giúp bạn cân đối chi phí, giảm thất thoát và duy trì chất lượng đồng đều.

Để lập kế hoạch chính xác, bạn cần phân tách chi tiết từng thành phần tạo nên một sản phẩm. Ví dụ, một ly cafe bán với giá 30.000 VNĐ không chỉ bao gồm hạt cafe, mà còn có đường, sữa, đá, ly, ống hút, thậm chí là cả hương liệu phụ trợ. Nhiệm vụ của bạn là xác định rõ: cần bao nhiêu gram cafe nguyên chất, bao nhiêu ml sữa, lượng đường đá bao nhiêu, chiếc ly có chất liệu gì, chi phí đơn vị là bao nhiêu… Từ đó, bạn mới tính toán được giá thành thực tế của một ly cafe và xác định biên lợi nhuận.

Trong năm 2025, nhiều quán cafe đã áp dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp với phân tích tiêu thụ nguyên liệu. Nhờ đó, chủ quán có thể ước tính được số lượng nguyên liệu cần dùng cho một ca làm việc, một ngày, một tuần hay một tháng, thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm cảm tính. Các công cụ này còn giúp bạn so sánh giữa lượng hàng mua vào và số sản phẩm bán ra, từ đó dễ dàng phát hiện thất thoát hoặc lãng phí.

Một yếu tố khác không kém phần quan trọng là chu kỳ nhập hàng. Bạn cần thống kê số lượng ly cafe bán ra trong từng khoảng thời gian để xác định tần suất nhập nguyên liệu hợp lý. Nếu lượng khách tăng nhanh trong những tháng cao điểm (ví dụ mùa hè), bạn có thể tăng tần suất nhập hàng tuần thay vì hàng tháng. Ngược lại, khi doanh thu giảm, việc kéo dài chu kỳ nhập sẽ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản.

Ngoài cafe và nguyên liệu cơ bản, các quán hiện đại còn phải tính đến danh mục mở rộng: sữa hạt, syrup, topping, bánh ăn kèm… Việc nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp uy tín, kết hợp kiểm soát chất lượng qua chứng nhận như Fair Trade, Organic hay Rainforest Alliance cũng là một lợi thế để xây dựng niềm tin với khách hàng ngày nay. Một kế hoạch nhập hàng bài bản không chỉ giúp bạn duy trì ổn định chi phí mà còn góp phần tạo dựng thương hiệu cafe chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

C – Lập kế hoạch quản lý nhân viên

Một quán cafe dù có không gian đẹp và đồ uống ngon đến đâu cũng khó thành công nếu thiếu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Vì vậy, bước tiếp theo trong việc lập kế hoạch kinh doanh là xây dựng kế hoạch quản lý nhân viên. Đây không chỉ là vấn đề tuyển dụng mà còn liên quan đến đào tạo, bố trí công việc, chế độ đãi ngộ và giữ chân nhân tài.

Nếu quán có quy mô lớn, việc tuyển một quản lý cửa hàng có năng lực là điều cần thiết. Người này sẽ chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động: từ quản lý kho, giám sát chất lượng phục vụ, đảm bảo tiêu chuẩn pha chế, đến theo dõi doanh thu và báo cáo tài chính hằng ngày. Trong khi đó, với nhân viên pha chế và phục vụ, ưu tiên tuyển người có kinh nghiệm sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian đào tạo và đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định ngay từ giai đoạn đầu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kết hợp đội ngũ cũ và mới để tạo sự cân bằng chi phí, miễn là có chương trình đào tạo nội bộ bài bản.

Ở thời điểm 2025, việc quản lý nhân viên không chỉ dừng lại ở chấm công và trả lương. Chủ quán cần xây dựng quy trình tuyển dụng – đào tạo – đánh giá – giữ chân rõ ràng. Trong đó, đào tạo kỹ năng mềm (giao tiếp, xử lý tình huống, bán hàng gia tăng) quan trọng không kém đào tạo nghiệp vụ pha chế hay phục vụ. Song song, cần áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự để tự động hóa việc phân ca, tính lương, thưởng KPI, từ đó giảm áp lực cho người quản lý và tăng tính minh bạch.

Một kế hoạch quản lý nhân viên hiệu quả cũng cần chú trọng đến chính sách đãi ngộ và động lực làm việc. Bên cạnh mức lương cạnh tranh, bạn có thể áp dụng các hình thức thưởng theo doanh số, chế độ giảm giá khi nhân viên mua sản phẩm tại quán, hoặc các hoạt động gắn kết như workshop nội bộ, du lịch ngắn ngày. Khi nhân viên cảm thấy được trân trọng và nhận được nhiều lợi ích, họ sẽ muốn gắn bó lâu dài thay vì coi đây chỉ là công việc tạm thời. Điều này giúp quán cafe ổn định nguồn nhân lực, giảm chi phí tuyển dụng lại và xây dựng một đội ngũ trung thành.

D – Lập kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính là “xương sống” của toàn bộ hoạt động kinh doanh quán cafe. Mục tiêu chính của nó là giúp bạn nhìn rõ dòng tiền: hạng mục nào sinh lợi, khoản chi nào không mang lại hiệu quả, từ đó cắt giảm chi phí lãng phí và tập trung vốn cho các hoạt động có giá trị cao hơn. Một bản kế hoạch tài chính tốt sẽ không chỉ giúp bạn khởi động quán suôn sẻ mà còn duy trì sự ổn định trong dài hạn, tránh tình trạng “cháy vốn” sau vài tháng vận hành.

Trong kế hoạch tài chính, cần phân tích rõ các khoản chi ban đầu và chi phí vận hành định kỳ. Các khoản chi ban đầu bao gồm: chi phí thuê và đặt cọc mặt bằng, chi phí thiết kế và trang trí quán, mua sắm trang thiết bị (máy pha cafe, máy xay, tủ lạnh, bàn ghế, hệ thống đèn – âm thanh), cũng như chi phí pháp lý và giấy phép kinh doanh. Đây là khoản đầu tư cố định, đòi hỏi vốn lớn và cần được tính toán kỹ để tránh lãng phí.

Tiếp đến là chi phí vận hành hàng tháng, bao gồm nhập nguyên liệu, trả lương nhân viên, tiền điện – nước – internet, marketing, khấu hao trang thiết bị và quỹ dự phòng rủi ro. Một số chủ quán cafe mới thường bỏ qua hoặc ước lượng quá thấp các chi phí “ẩn” như sửa chữa máy móc, hao hụt nguyên liệu, hoặc chi phí giảm giá – khuyến mãi để thu hút khách. Nếu không dự trù đủ, dòng tiền sẽ nhanh chóng bị âm.

Trong bối cảnh 2025, nhiều quán cafe đã bắt đầu ứng dụng phần mềm quản trị tài chính tích hợp với hệ thống POS (Point of Sale). Nhờ vậy, doanh thu, chi phí, lợi nhuận và cả tỷ suất sinh lời trên từng sản phẩm đều được ghi nhận theo thời gian thực. Điều này cho phép chủ quán điều chỉnh kịp thời, ví dụ: cắt giảm món bán chậm, tăng cường marketing cho món có lợi nhuận cao, hay tối ưu hóa chi phí nhập hàng.

Một bản kế hoạch tài chính hiệu quả cũng cần xác định điểm hòa vốn (break-even point): bạn cần bán bao nhiêu ly cafe/ngày để bù chi phí cố định và bắt đầu sinh lời. Khi nắm rõ con số này, bạn sẽ dễ dàng đặt mục tiêu doanh thu thực tế, đồng thời biết nên đầu tư thêm hay thắt chặt chi tiêu trong từng giai đoạn.

Tóm lại, lập kế hoạch tài chính không chỉ là liệt kê các khoản chi – thu, mà là quá trình quản trị dòng vốn một cách chiến lược. Nó giúp bạn biết đồng tiền đang đi đâu, có đang sinh lợi hay không, và phải điều chỉnh ra sao để quán cafe không chỉ tồn tại, mà còn phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.

2. Các khoản chi phí chính khi mở quán kinh doanh cafe

A – Chi phí thuê mặt bằng để mở quán

Trong mọi kế hoạch mở quán cafe, chi phí thuê mặt bằng luôn là khoản đầu tiên và quan trọng bậc nhất nếu bạn không có sẵn địa điểm. Mặt bằng không chỉ đơn giản là nơi đặt quán, mà còn được coi là một lợi thế cạnh tranh chiến lược: một vị trí đẹp có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí marketing và nhanh chóng tạo ra tệp khách hàng trung thành.

Khi tìm thuê mặt bằng, bạn cần xem xét kỹ các yếu tố: địa chỉ, diện tích, phong cách và kết cấu không gian, chi phí thuê, phương thức thanh toán, cũng như điều khoản về thời gian thuê. Một sai lầm phổ biến là ký hợp đồng thuê dài hạn ngay từ đầu khi chưa kiểm chứng được tiềm năng thị trường. Trong nhiều trường hợp, quán phải đóng cửa sau vài tháng do sai lầm trong khảo sát, dẫn đến lãng phí khoản cọc và tiền thuê lớn. Vì vậy, chiến lược hợp lý là thuê ngắn hạn trong 6 – 12 tháng đầu để thử nghiệm, sau đó mới cân nhắc ký hợp đồng 2 – 3 năm nếu địa điểm chứng minh được hiệu quả.

Tại các thành phố lớn như Hà Nội hay TP. Hồ Chí Minh, chi phí thuê mặt bằng quán cafe vẫn dao động mạnh tùy vị trí. Với một quán nhỏ đẹp diện tích 40–50m², giá thuê hiện nay rơi vào khoảng 15–30 triệu VNĐ/tháng, cao hơn so với giai đoạn 2018–2020 do áp lực giá bất động sản và nhu cầu kinh doanh F&B ngày càng lớn. Nếu chọn địa điểm ở trung tâm, gần các tuyến phố đông người hoặc khu văn phòng, chi phí này có thể tăng gấp đôi. Ngược lại, những khu vực giáp trung tâm hay gần trường học, khu dân cư có thể mang lại mức giá dễ chịu hơn mà vẫn thu hút được lượng khách ổn định.

Ngoài giá thuê, bạn cũng cần tính đến các khoản chi phí phụ như tiền đặt cọc (thường từ 3–6 tháng), chi phí sửa chữa và cải tạo mặt bằng để phù hợp với concept quán. Một số chủ quán mới thường bỏ qua yếu tố này, dẫn đến việc vốn đội lên gấp rưỡi so với dự tính ban đầu. Do đó, lập kế hoạch chi tiết và khảo sát kỹ thị trường trước khi ký hợp đồng sẽ giúp bạn tránh được rủi ro tài chính và tối ưu hóa lợi thế của mặt bằng.

B – Chi phí cho đồ dùng, vật dụng và các tài sản cố định khi kinh doanh quán cafe

Ngoài chi phí thuê mặt bằng, một khoản đầu tư lớn khác mà bạn cần chuẩn bị chính là chi phí cho đồ dùng, vật dụng và tài sản cố định. Đây là phần chi phí giúp hình thành nên không gian quán và tạo trải nghiệm cho khách hàng, vì vậy không thể tính toán qua loa. Việc đầu tư hợp lý vào trang thiết bị không chỉ nâng cao chất lượng phục vụ, mà còn giúp quán vận hành trơn tru, tiết kiệm chi phí về lâu dài.

Đầu tiên là hệ thống bàn ghế. Với một quán cafe nhỏ, bạn cần chuẩn bị các loại bàn đơn, bàn đôi và bàn nhóm từ 4–6 người để phục vụ đa dạng đối tượng khách. Chi phí dự kiến hiện nay dao động từ 50–80 triệu VNĐ tùy chất liệu (gỗ, kim loại, nhựa cao cấp) và phong cách thiết kế (tối giản, vintage, hiện đại). Đầu tư vào bàn ghế chất lượng tốt không chỉ tăng tuổi thọ mà còn góp phần tạo bản sắc riêng cho quán.

Tiếp theo là khu vực pha chế và thiết bị hỗ trợ. Bạn sẽ cần một bàn pha chế chuyên dụng kèm bồn rửa inox, hệ thống kệ để nguyên liệu, cùng các thiết bị rửa chén ly. Khoản chi này hiện nay trung bình từ 15–25 triệu VNĐ cho một quán tầm trung. Với âm nhạc – yếu tố không thể thiếu trong trải nghiệm cafe – một giàn âm thanh vừa đủ, chất lượng tốt có giá từ 10–15 triệu VNĐ.

Về máy móc, chi phí đầu tư phụ thuộc nhiều vào mô hình quán:

• Máy pha cafe: nếu quán định hướng specialty, bạn cần đầu tư máy pha bán chuyên hoặc chuyên nghiệp với mức giá từ 40–70 triệu VNĐ. Với quán nhỏ take-away, một máy pha mini 1–2 group có giá khoảng 10–20 triệu VNĐ là đủ.

• Máy xay cafe: khoảng 5–10 triệu VNĐ cho dòng cơ bản, nhưng nên chọn loại bền bỉ, hạt xay đều để giữ chất lượng đồ uống.

• Máy xay sinh tố, máy làm đá bào hoặc máy ép trái cây: chi phí dự kiến 7–15 triệu VNĐ tùy thương hiệu và công suất.

• Máy làm đá viên: một thiết bị ngày càng được coi là cần thiết, giá từ 15–30 triệu VNĐ, giúp quán chủ động nguồn đá sạch, đảm bảo an toàn vệ sinh.

Ngoài ra, bạn cần tính đến các vật dụng nhỏ nhưng không thể thiếu như ly, cốc, ấm trà, bình nước lọc, ống hút, khay phục vụ… Tổng chi phí cho nhóm này thường rơi vào khoảng 5–10 triệu VNĐ. Dù nhỏ lẻ, nhưng đây là những chi tiết quyết định trải nghiệm của khách hàng, vì vậy không nên chọn sản phẩm quá rẻ kém chất lượng.

Tóm lại, chi phí cho đồ dùng, vật dụng và tài sản cố định của một quán cafe quy mô nhỏ thường dao động từ 120–200 triệu VNĐ, trong khi với các quán lớn hoặc quán hướng đến phong cách specialty, con số này có thể lên tới vài trăm triệu đồng. Điều quan trọng là bạn cần cân đối đầu tư phù hợp với mô hình quán và đối tượng khách hàng mục tiêu để vừa đảm bảo thẩm mỹ, vừa tối ưu chi phí.

C – Chi phí thiết kế và thi công quán cafe

Sau khi lựa chọn được vị trí và mặt bằng, bước tiếp theo không thể bỏ qua chính là thiết kế và thi công quán cafe. Đây là yếu tố quan trọng giúp tạo ấn tượng ban đầu với khách hàng, đồng thời phản ánh rõ mô hình kinh doanh mà bạn muốn theo đuổi. Một quán cafe được thiết kế tốt không chỉ đẹp mắt, mà còn phải thực tiễn, tiết kiệm diện tích và nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

Hiện nay, có hai cách tiếp cận phổ biến. Thứ nhất, bạn có thể thuê đơn vị thiết kế riêng để lên bản vẽ, sau đó tìm thợ thi công độc lập để triển khai. Phương án này thường tiết kiệm chi phí nhưng đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm giám sát để tránh sai lệch giữa thiết kế và thực tế. Thứ hai, thuê công ty trọn gói vừa thiết kế vừa thi công. Dù chi phí cao hơn, nhưng đổi lại bạn được đảm bảo tính đồng bộ và tiết kiệm thời gian.

Chi phí thiết kế – thi công năm 2025 dao động khá lớn tùy mô hình quán. Mức trung bình trên thị trường hiện khoảng 250.000 – 400.000 VNĐ/m² cho gói thi công hoàn thiện. Với một quán cafe diện tích 50m², chi phí ước tính rơi vào khoảng 12–20 triệu VNĐ cho mức cơ bản. Nếu chỉ thuê thiết kế không gian, giá dịch vụ khoảng 150.000 – 200.000 VNĐ/m². Tuy nhiên, với các quán cao cấp hoặc quán specialty hướng đến khách hàng văn phòng, doanh nhân, chi phí có thể cao gấp 2–3 lần do yêu cầu vật liệu và phong cách đặc biệt.

Khi làm việc với đơn vị thiết kế – thi công, bạn cần đặt ra câu hỏi rõ ràng về chất liệu, màu sắc, bố cục và phong cách chủ đạo. Với quán bình dân, cafe sinh viên hay cafe cóc, chi phí nên tập trung vào sự thoáng mát, sạch sẽ và công năng nhiều hơn là trang trí cầu kỳ. Ngược lại, với quán cao cấp, việc đầu tư vào nội thất gỗ tự nhiên, tường kính, hệ thống đèn thả hiện đại hay bàn ghế thiết kế riêng lại chính là điểm nhấn giữ chân khách.

Ngoài không gian bên trong, bạn cũng cần tính toán kỹ cho thiết kế bên ngoài – nơi quyết định khách có bước vào quán hay không. Biển hiệu, chất liệu tường, màu sơn, hoa văn trang trí, thậm chí cả mảng xanh phía trước đều góp phần tạo bản sắc thương hiệu. Bên trong quán, bạn có thể lựa chọn tường kính để tận dụng ánh sáng tự nhiên, hoặc sử dụng tường sơn kết hợp giấy dán, nhựa lót, thảm trải sàn để tăng tính thẩm mỹ. Hệ thống ánh sáng (đèn chùm, đèn thả, đèn rọi) cùng các vật dụng decor nhỏ như tranh treo tường, kệ gỗ, cây xanh cũng góp phần định hình phong cách riêng biệt.

Xu hướng thiết kế cafe năm 2025 đang hướng mạnh về bền vững và thân thiện môi trường. Nhiều quán tận dụng vật liệu tái chế, sơn sinh thái, đồ nội thất từ gỗ công nghiệp bền vững, đồng thời lắp đặt hệ thống chiếu sáng tiết kiệm năng lượng. Đây không chỉ là điểm cộng trong mắt khách hàng trẻ quan tâm đến lối sống xanh, mà còn giúp bạn tiết kiệm chi phí vận hành dài hạn.

D – Chi phí cho tiền hàng lưu động

Trong bất kỳ kế hoạch kinh doanh quán cafe nào, chi phí cho tiền hàng lưu động luôn đóng vai trò then chốt, bởi đây là khoản đảm bảo cho hoạt động hằng ngày của quán. Tiền hàng lưu động thường bao gồm: hạt cafe (nguyên chất hoặc rang xay), trà, hoa quả tươi, đường, sữa, syrup, topping, cùng các nguyên liệu phụ trợ khác. Đây chính là nguồn nguyên liệu đầu vào trực tiếp tạo nên sản phẩm, nên việc dự trù đầy đủ và chính xác là cực kỳ quan trọng.

Ở giai đoạn khởi động, chi phí cho tiền hàng lưu động thường được ước tính trong khoảng 15–30 triệu VNĐ, thay vì mức 10 triệu VNĐ như trước đây, do giá nguyên liệu đã tăng và menu ngày càng đa dạng. Con số này còn tùy thuộc vào mô hình quán:

• Với quán cafe nhỏ, chủ yếu phục vụ cafe truyền thống và một số đồ uống cơ bản, mức dự trù khoảng 10–15 triệu VNĐ cho tháng đầu tiên là đủ.

• Với quán quy mô trung bình, phục vụ nhiều loại đồ uống từ cafe, trà, sinh tố đến nước ép, mức dự trù nên từ 20–30 triệu VNĐ.

• Với quán specialty hoặc hướng đến khách hàng cao cấp, việc nhập nguyên liệu chất lượng cao (cafe single origin, sữa hạt, syrup nhập khẩu, trái cây organic) có thể đẩy chi phí lên mức 40–50 triệu VNĐ cho tháng đầu tiên.

Ngoài việc dự trù số tiền ban đầu, bạn cũng cần tính toán đến chu kỳ nhập hàng. Nguyên liệu như cafe hạt và trà có thể bảo quản dài hơn, nhập theo chu kỳ 2–4 tuần. Trong khi đó, hoa quả tươi, sữa và topping cần nhập hằng ngày hoặc cách 2–3 ngày để đảm bảo độ tươi ngon. Việc lập kế hoạch nhập hàng dựa trên số lượng sản phẩm bán ra mỗi ngày sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho gây hư hỏng.

Ở thời điểm 2025, nhiều quán cafe đã áp dụng phần mềm quản lý kho tích hợp POS, cho phép theo dõi tự động số lượng nguyên liệu tiêu thụ và đưa ra cảnh báo khi cần nhập thêm. Điều này giúp tối ưu chi phí lưu động, hạn chế thất thoát và đảm bảo dòng tiền được quản lý hiệu quả. Một số quán còn hợp tác trực tiếp với nông trại hoặc nhà rang xay để ký hợp đồng dài hạn, vừa đảm bảo chất lượng ổn định, vừa tiết kiệm chi phí đầu vào.

Tóm lại, chi phí cho tiền hàng lưu động không chỉ là con số cố định, mà là một dòng vốn xoay vòng cần được kiểm soát chặt chẽ. Lập kế hoạch chi tiết, quản lý tốt kho nguyên liệu và dự báo chính xác nhu cầu tiêu thụ sẽ giúp quán cafe duy trì hoạt động trơn tru ngay từ những ngày đầu.

E – Chi phí cho hoạt động Marketing

Trong bối cảnh thị trường F&B cạnh tranh gay gắt, chi phí cho hoạt động Marketing không còn là lựa chọn, mà là điều kiện bắt buộc để quán cafe có thể tiếp cận khách hàng và nhanh chóng xây dựng thương hiệu. Nếu như trước đây marketing chủ yếu xoay quanh phát tờ rơi, treo banner hay đăng tin trên Foody, Lozi, thì đến năm 2025, khách hàng chủ yếu bị ảnh hưởng bởi nội dung số (digital content) và trải nghiệm trực tuyến.

Khoản chi phí marketing của quán cafe thường bao gồm: quảng cáo trả phí trên Facebook, Instagram, TikTok; chi phí xây dựng fanpage chuyên nghiệp và nội dung video ngắn; thiết kế logo, hình ảnh menu; chi phí chạy quảng cáo Google Maps để tăng khả năng xuất hiện khi khách hàng tìm “quán cafe gần đây”. Ngoài ra, bạn cũng cần dự trù ngân sách cho các hoạt động PR như hợp tác với food blogger, KOL/Influencer review quán, hoặc tổ chức sự kiện khai trương, mini game để thu hút khách hàng mới.

Chiến lược khuyến mãi vẫn đóng vai trò quan trọng, đặc biệt trong giai đoạn đầu. Các chương trình như “mua 1 tặng 1”, giảm giá 20% trong tuần khai trương, tặng voucher khi check-in trên mạng xã hội đều có hiệu quả trong việc kéo khách đến quán. Tuy nhiên, để tránh lỗ vốn, cần cân đối ngân sách marketing và thiết kế khuyến mãi có giới hạn rõ ràng.

Chi phí marketing giai đoạn khởi đầu hiện nay thường dao động trong khoảng 15–30 triệu VNĐ cho 1–3 tháng đầu tiên, thay vì mức 12 triệu VNĐ như những năm trước. Con số này thay đổi tùy vào quy mô quán và mức độ đầu tư vào quảng cáo trả phí. Với các quán nhỏ, bạn có thể khởi động bằng cách tập trung vào mạng xã hội và quảng cáo địa phương, chi phí từ 10–15 triệu VNĐ đã có thể đủ để tạo nhận diện ban đầu. Với các quán trung bình – lớn, ngân sách cần nhiều hơn, đặc biệt khi kết hợp cả online và offline marketing.

Điểm khác biệt trong năm 2025 là nhiều chủ quán đã biết tận dụng AI Marketing và công cụ tự động hóa để tiết kiệm chi phí. Ví dụ: sử dụng AI để viết nội dung fanpage, tạo hình ảnh menu bằng công cụ thiết kế số, hay chạy quảng cáo tự động tối ưu đối tượng khách hàng. Điều này giúp quán cafe vừa tiết kiệm nguồn lực nhân sự, vừa tối ưu hiệu quả marketing với chi phí thấp hơn.

Tóm lại, marketing chính là “cầu nối” giữa sản phẩm và khách hàng. Một khoản chi tiêu hợp lý cho marketing ngay từ giai đoạn đầu sẽ giúp quán cafe nhanh chóng tạo độ phủ, thu hút khách hàng tiềm năng và gia tăng doanh số bền vững.

3 – Xây dựng chi tiết kế hoạch Marketing khi kinh doanh mở quán cafe

Marketing là hoạt động rất quan trọng khi kinh doanh mở quán cafe, chính vì vậy bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết cho hoạt động Marketing nếu muốn thu hút thêm nhiều khách hàng, gia tăng doanh số bán hàng và mở rộng quy mô kinh doanh. Dưới đây là các bước cơ bản trong việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết đối với vấn đề Marketing quảng bá quán cafe đến với khách hàng.

A – Phân tích cạnh tranh ngành

Trong bất kỳ ngành kinh doanh nào, việc phân tích cạnh tranh là bước nền tảng để xác định vị thế của bạn trên thị trường. Đối với lĩnh vực F&B nói chung và quán cafe nói riêng, mức độ cạnh tranh càng khốc liệt hơn khi khách hàng có vô số lựa chọn thay thế. Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh của Michael Porter chỉ ra rằng các yếu tố ảnh hưởng chính bao gồm: nguy cơ từ đối thủ tiềm năng mới, mức độ cạnh tranh giữa các quán hiện có, sản phẩm thay thế (trà sữa, sinh tố, nước ép, tiệm trà bánh), sức mạnh thương lượng của nhà cung cấp nguyên liệu, và sức mạnh thương lượng của khách hàng. Trong đó, với thị trường cafe tại Việt Nam, ba yếu tố nổi bật nhất là: đối thủ tiềm năng mới mở quán, các quán đang hoạt động trên cùng tuyến phố, và nhóm sản phẩm thay thế trực tiếp như trà sữa, nước ép, đồ uống healthy.

Phân tích cạnh tranh không đơn thuần là đếm số lượng quán cafe trong khu vực, mà là tìm hiểu kỹ: ai thực sự là đối thủ chính của bạn? Đó có thể là quán cafe thương hiệu nhượng quyền lớn với khả năng hút khách ổn định, hoặc quán nhỏ có không gian độc đáo và cộng đồng khách hàng trung thành. Việc xác định đúng đối thủ giúp bạn biết được đâu là “bức tường khó vượt”, đâu là khoảng trống thị trường còn ít người khai thác.

Ở thời điểm 2025, sự cạnh tranh đã chuyển dịch theo hai chiều hướng rõ rệt: một bên là các chuỗi cafe lớn như Highlands, The Coffee House, Starbucks, Phúc Long với sức mạnh vốn, marketing và thương hiệu; bên còn lại là quán cafe cá nhân hóa quy mô nhỏ, tập trung vào trải nghiệm, không gian và sự gần gũi. Xen giữa hai nhóm này là hàng loạt thương hiệu tầm trung đang cố gắng mở rộng quy mô. Điều đó đồng nghĩa với việc một quán cafe khởi nghiệp sẽ phải chọn định vị rõ ràng: hoặc đi theo con đường riêng biệt để tránh bị nuốt chửng, hoặc tập trung vào tệp khách hàng ngách (ví dụ: cafe sách, cafe thú cưng, cafe làm việc, cafe healthy).

Trọng tâm của việc phân tích cạnh tranh chính là tìm ra lợi thế so sánh. Bạn cần biết đối thủ mạnh ở đâu (chất lượng đồ uống, không gian, giá cả, dịch vụ, marketing) và yếu ở đâu (vị trí, phong cách phục vụ, khả năng đổi mới). Từ đó, bạn xây dựng chiến lược để khắc phục điểm yếu của mình đồng thời tận dụng thế mạnh riêng. Ví dụ, nếu khu vực có nhiều quán cafe lớn nhưng thiếu mô hình phục vụ take-away nhanh gọn, bạn có thể tập trung vào dịch vụ tiện lợi và giá hợp lý. Ngược lại, nếu đối thủ tập trung nhiều vào giới trẻ check-in, bạn có thể khai thác phân khúc dân văn phòng với không gian yên tĩnh, wifi mạnh và bàn làm việc thoải mái.

B – Xây dựng kế hoạch thúc đẩy bán hàng

Một đặc điểm rõ ràng của ngành cafe là tính cạnh tranh dựa trên vị trí. Nếu khu vực chỉ có một đến hai quán, doanh thu có thể được san sẻ dễ dàng. Nhưng ở những tuyến phố tập trung nhiều quán, khách hàng sẽ có vô số lựa chọn, và đây chính là lúc bạn cần triển khai các chiến lược thúc đẩy bán hàng để thu hút và giữ chân khách.

Kế hoạch thúc đẩy bán hàng cần đa dạng và sáng tạo, không chỉ dừng lại ở việc giảm giá. Các chương trình khuyến mãi như “mua 2 tặng 1”, “giảm 20% cho hóa đơn sau 18h” hay combo cafe kèm bánh ngọt sẽ giúp gia tăng tần suất mua hàng. Ngoài ra, việc tặng kèm sản phẩm nhỏ như cookie, voucher giảm giá cho lần ghé tiếp theo hay tích điểm đổi quà cho khách hàng thân thiết đều góp phần tạo cảm giác được quan tâm.

Bên cạnh khuyến mãi trực tiếp, quán cafe cũng có thể tổ chức các minigame và sự kiện trải nghiệm. Ví dụ: trong dịp Valentine, quán tặng thêm một tách cafe hoặc giảm giá cho các cặp đôi tham gia hoạt động tại chỗ; vào các ngày lễ, khách hàng check-in tại quán và chia sẻ bài viết trên mạng xã hội sẽ nhận quà tặng nhỏ như voucher xem phim hoặc giảm giá cho lần sau. Đây là những hoạt động vừa thúc đẩy doanh thu, vừa giúp quán lan tỏa thương hiệu nhanh chóng.

Năm 2025, xu hướng mới trong F&B là gắn hoạt động thúc đẩy bán hàng với trải nghiệm cá nhân hóa và công nghệ số. Nhiều quán cafe sử dụng ứng dụng thành viên (membership app) để lưu giữ thông tin khách hàng và gợi ý ưu đãi phù hợp: giảm giá cho đồ uống yêu thích của khách, tặng voucher vào ngày sinh nhật, hoặc gửi thông báo khuyến mãi qua Zalo/Email marketing. Việc áp dụng công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí marketing mà còn tạo cảm giác gắn bó, khiến khách hàng quay lại thường xuyên hơn.

Ngoài ra, một số quán còn kết hợp với đối tác bên ngoài để tạo gói khuyến mãi chéo – chẳng hạn giảm 10% khi khách hàng mang hóa đơn từ rạp chiếu phim gần đó, hoặc tặng voucher taxi/xe công nghệ khi khách hàng gọi đồ uống mang đi. Đây là cách thông minh để mở rộng tệp khách hàng mà không cần chi quá nhiều cho quảng cáo trực tiếp.

Tóm lại, thúc đẩy bán hàng trong kinh doanh quán cafe không chỉ đơn giản là giảm giá, mà phải là một chiến lược dài hạn, kết hợp giữa khuyến mãi, trải nghiệm, cá nhân hóa và lan tỏa trên kênh số. Khi khách hàng cảm nhận được “giá trị cộng thêm” từ quán, họ sẽ quay lại nhiều lần, và chính điều đó mới tạo ra doanh thu bền vững.

C – Xác định các công việc chính của hoạt động Marketing

Trong giai đoạn cạnh tranh ngày càng khốc liệt, hoạt động Marketing là yếu tố sống còn để quán cafe có thể tiếp cận khách hàng và xây dựng thương hiệu. Có rất nhiều công việc có thể triển khai, nhưng để tối ưu chi phí và hiệu quả, bạn nên tập trung vào những kênh chủ lực phù hợp với hành vi tiêu dùng năm 2025.

Trước hết, xây dựng Fanpage Facebook và kênh Instagram/TikTok chuyên nghiệp là điều bắt buộc. Đây không chỉ là kênh quảng bá, mà còn là nơi tạo ra nội dung hấp dẫn để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ. Các chiến dịch chạy quảng cáo Facebook Ads hoặc TikTok Ads có thể được thiết lập nhắm đến đối tượng theo vị trí (khu vực quanh quán), độ tuổi, sở thích uống cafe, giúp bạn tiếp cận đúng nhóm khách hàng tiềm năng.

Song song, cần đầu tư vào website và SEO. Một website đơn giản nhưng tối ưu trên Google Maps và Google Search sẽ giúp quán cafe dễ dàng được tìm thấy khi khách hàng gõ từ khóa như “quán cafe đẹp gần đây”, “quán cafe yên tĩnh làm việc Hà Nội”, hay “quán cafe acoustic TP.HCM”. Đây là kênh ít tốn chi phí dài hạn nhưng lại mang lại nguồn khách hàng ổn định.

Ngoài ra, PR và truyền thông báo chí vẫn là lựa chọn đáng cân nhắc nếu bạn muốn nhanh chóng tạo tiếng vang. Việc viết bài giới thiệu quán đăng trên các trang báo điện tử, lifestyle blog hoặc chuyên mục ẩm thực có thể giúp thương hiệu lan tỏa mạnh mẽ. Đồng thời, quảng bá trên các nền tảng đánh giá nổi tiếng như Foody, Google Review, GrabFood, ShopeeFood cũng là cách hiệu quả để khách hàng dễ dàng tiếp cận thông tin và đưa ra quyết định.

Ở mức chi phí thấp, bạn vẫn có thể triển khai marketing offline như in tờ rơi, phát voucher giảm giá, tặng coupon cho khách hàng check-in tại quán. Đặc biệt, việc kết nối với các cộng đồng yêu thích ẩm thực trên Facebook Group, Zalo hay các diễn đàn review đồ ăn – đồ uống cũng là phương án thông minh để lan truyền thương hiệu một cách tự nhiên.

Năm 2025, một xu hướng quan trọng trong marketing quán cafe là cá nhân hóa trải nghiệm. Thông qua hệ thống CRM (quản lý quan hệ khách hàng) hoặc app thành viên, bạn có thể gửi thông báo ưu đãi đúng vào ngày sinh nhật khách, gợi ý loại đồ uống khách hay gọi, hoặc tặng voucher cho lần mua tiếp theo. Đây là cách biến marketing từ quảng bá đại trà thành sự quan tâm cá nhân, giúp khách hàng cảm thấy gắn bó hơn với quán.

Tóm lại, marketing cho quán cafe là sự kết hợp giữa online và offline, giữa truyền thống và công nghệ số. Việc lựa chọn đúng kênh, triển khai đúng thời điểm và duy trì nội dung hấp dẫn sẽ quyết định khả năng quán cafe của bạn có tạo được chỗ đứng trong lòng khách hàng hay không.

D – Chú trọng việc tạo ra các công thức đồ uống mới

Trong một thị trường cafe cạnh tranh gay gắt, sự khác biệt trong menu chính là “vũ khí” giúp quán cafe ghi dấu ấn và tạo lợi thế cạnh tranh. Nếu bạn có kiến thức pha chế hoặc từng tham gia các khóa học barista, hãy tận dụng cơ hội này để sáng tạo ra công thức đồ uống độc quyền – những hương vị mới lạ mà khách hàng không thể tìm thấy ở bất kỳ đâu ngoài quán của bạn. Đây chính là bí quyết để biến khách hàng tò mò thành khách hàng trung thành.

Năm 2025, xu hướng đồ uống đã thay đổi mạnh. Khách hàng không chỉ quan tâm đến hương vị, mà còn chú trọng đến yếu tố sức khỏe, trải nghiệm và tính thẩm mỹ. Một số quán thành công đã tạo nên trào lưu riêng nhờ các công thức như cold brew kết hợp trái cây nhiệt đới, latte ngũ cốc ít đường, hoặc mocktail cafe – sự pha trộn giữa hương vị cafe truyền thống và sự tươi mới của cocktail không cồn. Những công thức này không chỉ thu hút giới trẻ ưa thích khám phá, mà còn khiến khách hàng chia sẻ hình ảnh lên mạng xã hội, tạo hiệu ứng marketing tự nhiên và lan tỏa nhanh chóng.

Ngoài sáng tạo đồ uống, bạn có thể đa dạng hóa sản phẩm bằng cách bổ sung đồ ăn nhẹ như bánh ngọt, salad, sandwich, hoặc các combo bữa sáng – bữa trưa văn phòng. Đây là chiến lược giúp tăng doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng, đồng thời đáp ứng nhu cầu “một điểm đến – nhiều lựa chọn”. Việc kết hợp menu đồ uống mới mẻ với các món ăn vặt hấp dẫn cũng khiến quán cafe trở thành điểm hẹn lý tưởng cho nhiều nhóm khách khác nhau.

Điều quan trọng là mọi công thức đồ uống mới phải gắn liền với câu chuyện thương hiệu. Ví dụ, một quán cafe tại Hà Nội đã tạo ra món “Latte Sông Hồng” với hương vị gợi nhớ sự mềm mại của sữa và vị đậm đà của cafe Việt, trở thành món đặc trưng mà khách du lịch luôn muốn thử. Khi đồ uống mang trong mình một câu chuyện, nó sẽ trở thành sản phẩm độc quyền, góp phần định vị thương hiệu của bạn trên thị trường.

Ngoài sáng tạo đồ uống, bạn có thể đa dạng hóa sản phẩm bằng cách bổ sung đồ ăn nhẹ như bánh ngọt, salad, sandwich, hoặc các combo bữa sáng – bữa trưa văn phòng. Đây là chiến lược giúp tăng doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng, đồng thời đáp ứng nhu cầu “một điểm đến – nhiều lựa chọn”. Việc kết hợp menu đồ uống mới mẻ với các món ăn vặt hấp dẫn cũng khiến quán cafe trở thành điểm hẹn lý tưởng cho nhiều nhóm khách khác nhau.

Điều quan trọng là mọi công thức đồ uống mới phải gắn liền với câu chuyện thương hiệu. Ví dụ, một quán cafe tại Hà Nội đã tạo ra món “Latte Sông Hồng” với hương vị gợi nhớ sự mềm mại của sữa và vị đậm đà của cafe Việt, trở thành món đặc trưng mà khách du lịch luôn muốn thử. Khi đồ uống mang trong mình một câu chuyện, nó sẽ trở thành sản phẩm độc quyền, góp phần định vị thương hiệu của bạn trên thị trường.

Trên đây Thế Hệ Khởi Nghiệp giới thiệu một số khía cạnh trong việc xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết trước khi khởi nghiệp kinh doanh mở quán cafe. Việc xây dựng và lên được kế hoạch kinh doanh có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro đồng thời gia tăng các yếu tố thành công khi có sự chuẩn bị tốt nhất cho hoạt động kinh doanh. Hi vọng rằng có thể giúp bạn tự lên được một kế hoạch kinh doanh phù hợp với chiến lược và định hướng kinh doanh quán cafe thực tế của bạn ở thời điểm hiện tại. Chúc bạn thành công và gặt hái được nhiều lợi nhuận trong kinh doanh quán cafe. Nếu có bất kỳ vấn đề gì thắc mắc, bạn có thể bình luận ngay bên dưới bài viết để được Thế Hệ Khởi Nghiệp giải đáp cụ thể.