Kinh doanh quán café vẫn là một trong những ý tưởng kinh doanh “hút khách” nhất hiện nay, đặc biệt trong bối cảnh 2025 khi thị trường F&B không chỉ cạnh tranh về chất lượng đồ uống mà còn về trải nghiệm khách hàng và tính độc đáo của thương hiệu. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu, bạn cần chuẩn bị một kế hoạch kinh doanh rõ ràng, ngân sách hợp lý, kiến thức quản lý vận hành và chiến lược marketing bài bản.

Xu hướng 2025 còn chứng kiến sự bùng nổ của công nghệ trong ngành café: máy pha cà phê tự động chuẩn barista, ứng dụng đặt đồ trước – thanh toán không chạm, tích điểm thành viên qua QR code, và AI phân tích hành vi khách hàng để gợi ý đồ uống. Ngoài ra, yếu tố bền vững (sử dụng ly, ống hút thân thiện môi trường; hợp tác với nông trại cà phê hữu cơ) cũng là điểm cộng lớn giúp thương hiệu ghi điểm với thế hệ khách hàng trẻ có ý thức tiêu dùng xanh.

Một khi đã sẵn sàng về vốn, chiến lược và công nghệ, bạn cần đầu tư vào đào tạo nhân viên, xây dựng quy trình phục vụ nhất quán và quản trị chi phí hiệu quả. Kinh doanh quán café thành công không chỉ là bán đồ uống ngon, mà là tạo ra trải nghiệm khiến khách muốn quay lại nhiều lần và sẵn sàng giới thiệu cho bạn bè.

Xem thêm Kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết cho người mới bắt đầu

Kinh doanh quán cafe cần chuẩn bị gì ?

Chuẩn bị nguồn vốn và phân bổ vốn kinh doanh quán café

Trong kinh doanh quán café, vốn không chỉ là “điểm khởi động” mà còn quyết định khả năng duy trì và phát triển trong giai đoạn đầu. Câu hỏi “cần bao nhiêu vốn để mở quán café?” vẫn luôn là mối quan tâm hàng đầu của những người mới bắt đầu. Năm 2025, chi phí khởi nghiệp trong ngành này có thể dao động rất rộng – từ vài chục triệu đồng cho mô hình café vỉa hè hoặc take away, đến vài tỷ đồng cho quán phong cách cao cấp, tích hợp không gian trải nghiệm, menu đa dạng và thiết kế nội thất ấn tượng.

Yếu tố quy mô, phong cách quán và đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số vốn cần bỏ ra. Một quán phục vụ phân khúc phổ thông sẽ ưu tiên tối giản chi phí thiết kế, tập trung vào công thức đồ uống ổn định và tốc độ phục vụ. Ngược lại, quán hướng đến phân khúc trung – cao cấp sẽ cần đầu tư lớn vào thiết bị pha chế chuyên nghiệp, nguyên liệu chất lượng cao, thiết kế không gian độc đáo và chiến dịch marketing thương hiệu.

Khi lập kế hoạch tài chính, ngoài vốn đầu tư ban đầu (thuê/mua mặt bằng, thiết kế – thi công, mua sắm máy móc, nguyên vật liệu), bạn cần dự trù vốn lưu động ít nhất cho 3–6 tháng vận hành. Khoản này giúp đảm bảo dòng tiền ổn định cho các chi phí cố định (nhân sự, nguyên liệu, điện nước, marketing) trước khi quán đạt điểm hòa vốn. Nhiều chủ quán hiện nay còn phân bổ một phần vốn cho công nghệ như máy thanh toán không chạm, phần mềm quản lý bán hàng, và ứng dụng đặt đồ online – yếu tố đang trở thành “chuẩn” của café 2025.

Lựa chọn loại hình kinh doanh quán café phù hợp

Việc chọn mô hình quán café là bước chiến lược, quyết định đến phong cách phục vụ, định vị thương hiệu và nhóm khách hàng mục tiêu. Năm 2025, ngoài những loại hình truyền thống, thị trường đã xuất hiện nhiều mô hình mới kết hợp công nghệ, trải nghiệm và yếu tố bền vững. Để chọn được phong cách phù hợp, bạn cần khảo sát kỹ khu vực kinh doanh, phân tích đối thủ cạnh tranh, và xác định điểm khác biệt mà quán có thể mang lại.

Một số loại hình phổ biến và đang được ưa chuộng:

• Café bình dân: Phục vụ đại trà cho người lao động với đồ uống giá rẻ, tốc độ phục vụ nhanh. Mô hình này yêu cầu chi phí đầu tư thấp nhưng cần chọn vị trí đông người qua lại và quản lý nguyên liệu tối ưu.

• Café công sở: Hướng tới nhân viên văn phòng, phù hợp cho các buổi sáng, giờ nghỉ trưa, hoặc gặp gỡ khách hàng. Không gian cần yên tĩnh, wifi mạnh, bàn ghế tiện làm việc.

• Café vườn: Không gian mở, nhiều cây xanh, hồ nước, phong cách nhà vườn. Khách hàng tìm đến để thư giãn, trò chuyện riêng tư. Xu hướng 2025 là kết hợp décor xanh với năng lượng tái tạo như điện mặt trời, hệ thống tưới tự động.

• Café bóng đá: Trang bị màn hình LED cỡ lớn (từ 60 inch trở lên), âm thanh sống động, kết nối K+ hoặc các nền tảng phát sóng bản quyền. Phù hợp để tổ chức các sự kiện cổ vũ tập thể.

• Café âm nhạc / phòng trà: Kết hợp đồ uống và trình diễn nhạc sống. Mô hình này đang “lên” trong giới trẻ và dân văn phòng vào buổi tối. Có thể livestream các buổi diễn để tăng lượng khách online.

• Café phim: Các phòng chiếu nhỏ cho nhóm bạn hoặc cặp đôi, âm thanh – hình ảnh chất lượng cao, đồ uống và snack phục vụ tại chỗ. Có thể kết hợp chiếu các series Netflix, Disney+ theo nhóm yêu cầu.

• Café sách: Tích hợp thư viện mini, phục vụ khách yêu thích đọc sách. Xu hướng mới là kết hợp bán sách, tổ chức workshop, talkshow tác giả.

• Café takeaway: Diện tích nhỏ, tập trung vào khách mua mang đi. Kết hợp ứng dụng đặt hàng nhanh và dịch vụ giao đồ uống tận nơi trong bán kính 3–5km.

Ngoài ra, 2025 còn chứng kiến sự xuất hiện của các mô hình mới như café trải nghiệm VR/AR, café kết hợp coworking space, hay café thú cưng – tất cả đều tận dụng xu hướng “trải nghiệm độc đáo” để tạo lợi thế cạnh tranh. Dù chọn mô hình nào, bạn cũng nên bổ sung menu đặc trưng mang thương hiệu riêng của quán để tăng khả năng ghi nhớ và giữ chân khách hàng.

Tìm kiếm địa điểm kinh doanh quán café hút khách

Địa điểm mở quán là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của mô hình café, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh năm 2025 khi khách hàng có quá nhiều lựa chọn. Việc chọn sai vị trí có thể khiến quán vắng khách dù đồ uống ngon và dịch vụ tốt. Để chọn đúng, bạn cần cân nhắc ba tiêu chí chính: địa điểm có phù hợp với số vốn hiện có, có phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu, và có lợi thế về mật độ người qua lại.

Những vị trí “vàng” thường nằm gần các tuyến đường đông đúc, trung tâm thương mại, tòa nhà văn phòng, trường đại học hoặc khu dân cư sầm uất. Chẳng hạn, nếu hướng tới dân công sở, quán nên đặt gần các tòa nhà văn phòng hoặc khu coworking; nếu hướng tới giới trẻ, sinh viên, nên chọn khu vực gần trường đại học, rạp chiếu phim hoặc phố đi bộ. Ngoài ra, trong năm 2025, xu hướng mở quán tại không gian tích hợp – như bên trong cửa hàng sách, showroom xe, hoặc khu triển lãm nghệ thuật – đang gia tăng vì giúp chia sẻ chi phí và thu hút khách chéo.

Trước khi quyết định, hãy tự đặt mình vào vị trí khách hàng: trong số những người đi ngang qua, có bao nhiêu người sẽ dừng lại mua một ly café? Khu vực đó có biển báo dừng, đèn đỏ hay điểm giao thông chậm giúp họ dễ tiếp cận không? Có đủ chỗ để xe máy và ô tô thuận tiện không? Bạn cũng nên khảo sát khung giờ cao điểm và thấp điểm, sử dụng công cụ phân tích lưu lượng hoặc Google Maps để ước tính lượng khách tiềm năng trước khi ký hợp đồng thuê.

Trang bị kiến thức cho việc kinh doanh quán café

Nếu bạn là người mới bắt đầu bước vào lĩnh vực kinh doanh café, việc đầu tiên cần làm không phải là mua máy pha hay thuê mặt bằng, mà là trang bị nền tảng kiến thức vững chắc về sản phẩm và ngành nghề. Bạn cần hiểu rõ các loại café phổ biến (Arabica, Robusta, Liberica), quy trình trồng, thu hoạch, rang xay, và phương pháp pha chế. Điều này không chỉ giúp bạn tạo menu chất lượng, mà còn giúp xây dựng câu chuyện thương hiệu, khiến khách hàng cảm nhận được sự chuyên nghiệp và đam mê của bạn.

Ngoài kiến thức pha chế, xu hướng 2025 đòi hỏi chủ quán café phải am hiểu trải nghiệm khách hàng và hành vi tiêu dùng. Ví dụ: người trẻ ưa chuộng latte art, thức uống kết hợp hương vị sáng tạo; dân văn phòng ưu tiên đồ uống ít đường, ít calorie; trong khi khách du lịch lại tìm kiếm trải nghiệm thưởng thức café đặc sản (specialty coffee) và câu chuyện về nguồn gốc hạt. Việc nắm bắt thị hiếu này giúp bạn dễ dàng thiết kế menu, định giá sản phẩm, và chọn nguyên liệu phù hợp.

Hãy chia sẻ kiến thức và niềm đam mê café của bạn với nhân viên, từ cách phân biệt hạt, sử dụng thiết bị, đến kỹ năng phục vụ. Sự đồng bộ trong hiểu biết và phong cách phục vụ sẽ tạo nên trải nghiệm nhất quán, giúp khách hàng tin tưởng và gắn bó. Ngoài ra, việc tham gia các khóa học pha chế, hội thảo chuyên ngành, hoặc các cộng đồng barista sẽ giúp bạn luôn cập nhật xu hướng mới, từ kỹ thuật cold brew, pour-over, đến ứng dụng công nghệ AI trong quản lý pha chế và chăm sóc khách hàng.

Học hỏi và nâng cao kinh nghiệm quản lý quán café

Bên cạnh việc trang bị kiến thức về sản phẩm và pha chế, kỹ năng quản lý quán là yếu tố then chốt để kinh doanh café hiệu quả và bền vững. Bạn không nhất thiết phải trải qua một khóa MBA hay đào tạo chuyên sâu, nhưng cần nắm vững các nguyên tắc quản trị cơ bản: lập kế hoạch tài chính, điều phối nhân sự, quản lý hàng tồn kho, chăm sóc khách hàng, và triển khai chiến lược marketing.

Năm 2025, việc học hỏi không chỉ dừng ở trao đổi trực tiếp với người có kinh nghiệm, mà còn mở rộng qua các nền tảng học trực tuyến, cộng đồng kinh doanh F&B, và các khóa huấn luyện ngắn hạn. Nhiều chủ quán mới đã tận dụng case study thực tế để học cách xử lý tình huống: từ quản lý chi phí nguyên liệu biến động, xử lý nhân sự nghỉ đột xuất, đến ứng phó khi doanh thu giảm do thay đổi thị trường. Việc này giúp bạn chủ động hơn khi gặp khó khăn thay vì phản ứng bị động.

Bạn cũng nên tiếp cận các tài liệu và công cụ hỗ trợ hiện đại như phần mềm quản lý bán hàng (POS), hệ thống CRM lưu trữ thông tin khách hàng, và các dashboard phân tích dữ liệu để theo dõi hiệu suất kinh doanh theo thời gian thực. Đồng thời, việc đọc sách chuyên ngành, tham gia workshop và networking với các chủ quán khác sẽ giúp bạn cập nhật xu hướng, từ café bền vững đến mô hình café kết hợp không gian trải nghiệm, qua đó duy trì lợi thế cạnh tranh.

Tuyển dụng nhân viên cho quán café

Trong kinh doanh quán café, nhân viên chính là “bộ mặt” của thương hiệu. Việc tuyển dụng không chỉ dừng ở kỹ năng phục vụ, mà còn phải tìm được những người thực sự đam mê sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp. Một nhân viên yêu nghề sẽ tạo ra năng lượng tích cực, góp phần để khách hàng có trải nghiệm tốt và muốn quay lại.

Đối với barista (nhân viên pha chế), ngoài kiến thức về kỹ thuật pha chế, cần có khả năng sáng tạo menu mới và tùy chỉnh hương vị theo yêu cầu của khách. Xu hướng 2025 khuyến khích barista biết chia sẻ câu chuyện về nguồn gốc hạt cà phê, quy trình chế biến, hoặc ý nghĩa của món đồ uống, qua đó tăng sự kết nối với khách hàng. Nhân viên phục vụ bàn cần nhanh nhẹn, ghi nhớ order chính xác, giao tiếp thân thiện và tinh tế để đáp ứng nhu cầu khách kịp thời.

Để xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp, bạn nên đào tạo định kỳ, bao gồm kỹ năng chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, và kiến thức sản phẩm. Việc này giúp tất cả bộ phận – từ pha chế, phục vụ đến thu ngân – phối hợp nhịp nhàng, mang lại trải nghiệm nhất quán. Đồng thời, hãy tạo môi trường làm việc tốt, trả lương và thưởng xứng đáng, có chính sách thăng tiến hoặc khen thưởng cho nhân viên gắn bó lâu dài. Trong thời đại mạng xã hội, nhân viên hài lòng và tự hào về nơi làm việc cũng chính là kênh quảng bá thương hiệu miễn phí và hiệu quả.

Marketing quảng bá cho quán café

Trong thời đại 2025, marketing cho quán café không chỉ dừng ở việc phát tờ rơi hay treo biển hiệu đẹp, mà là xây dựng một chiến lược truyền thông đa kênh giúp thương hiệu được nhận diện rộng rãi và tạo cảm xúc với khách hàng. Ngay từ đầu, bạn cần thiết kế bộ nhận diện chuyên nghiệp: tên quán, logo, bảng hiệu, menu, đồng phục nhân viên và phong cách trang trí nhất quán. Đây chính là nền tảng để khách hàng ghi nhớ thương hiệu của bạn.

Khi mới khai trương, hãy tận dụng các mối quan hệ cá nhân và mạng xã hội để lan tỏa thông tin. Đăng tải hình ảnh đẹp của quán, video hậu trường pha chế, hoặc livestream khai trương trên Facebook, Instagram, TikTok. Các chương trình ưu đãi như “Mua 1 tặng 1”, “Giảm giá 20% cho khách đầu tiên trong tuần khai trương” kèm hashtag riêng của quán sẽ giúp nội dung dễ lan truyền.

Nếu có ngân sách, đầu tư một website chuyên nghiệp là bước đi thông minh. Trên website, bạn nên cập nhật menu, hình ảnh chất lượng cao, lịch sự kiện (ví dụ: đêm nhạc acoustic, workshop pha chế), đánh giá của khách hàng, và tính năng đặt bàn hoặc đặt đồ uống online. Ngoài ra, hãy tích hợp Google Business Profile để tối ưu khả năng tìm kiếm trên Google Maps và thu hút khách quanh khu vực.

Xu hướng marketing café năm 2025 còn tập trung vào storytelling – kể câu chuyện về hạt cà phê, người pha chế, hoặc hành trình xây dựng quán. Khi câu chuyện chạm cảm xúc, khách hàng không chỉ đến uống cà phê, mà còn trở thành “người ủng hộ” thương hiệu của bạn. Song song, bạn có thể hợp tác với KOLs hoặc micro-influencers trong lĩnh vực ẩm thực và lifestyle để gia tăng độ phủ sóng nhanh chóng.

Trên đây là một số vấn đề giúp bạn giải đáp câu hỏi kinh doanh quán café cần chuẩn bị gì, hi vọng có thể giúp bạn kinh doanh hiệu quả và gặt hái thành công trong hoạt động kinh doanh ở thời điểm hiện nay. Chúc bạn thành công với ý tưởng kinh doanh quán café và chuẩn bị thật tốt cho hoạt động kinh doanh quán café trong thời gian tới.